Makrók

Makrók

excel makro

http://www.youtube.com/watch?v=IXIuPshtdl8

Makró létrehozása

Létrehozhat makrót egy bizonyos műveletsor végrehajtására, illetve makrócsoportotegymáshoz kapcsolódó műveletsorok végrehajtására.

A Microsoft Office Access 2007 alkalmazásban a makrók megjelenhetnek makróobjektumként (ezeket önálló makróknak is nevezik), vagy beágyazva, űrlapok, jelentések vagy vezérlőelemek eseménytulajdonságaiként. A beágyazott makrók annak az objektumnak vagy vezérlőelemnek a részei, amelybe be vannak ágyazva. A makróobjektumok a navigációs ablak Makrók kategóriájában láthatók, a beágyazott makrók itt nem jelennek meg.

Kapcsolódó műveletek

•  A Makrószerkesztő bemutatása
•  Önálló makró létrehozása
•  Makrócsoport készítése
•  Beágyazott makró létrehozása
•  Makró szerkesztése
•  Feltételek használata a makróműveletek szabályozására
•  További információ a makróműveletekről

A Makrószerkesztő bemutatása

A Makrószerkesztő a makrók létrehozására és módosítására használható. Ha meg szeretné nyitni a Makrószerkesztőt:

•  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Megjelenik a Makrószerkesztő.

A Makrószerkesztő ablakban szerkesztheti meg azon műveletek listáját, amelyeket a makró futtatásakor végre szeretne hajtani. A Makrószerkesztő első megnyitásakor a Művelet, az Argumentumok és a Megjegyzésoszlop látható.

A Műveleti argumentumok terület bal oldalán adhatja meg és szerkesztheti az egyes makróműveletek argumentumainak listáját, ha szükséges. A jobb oldalon egy leírómező található, amely rövid leírást ad az egyes műveletekről vagy argumentumokról. Kattintson egy műveletre vagy annak egy argumentumára a leírás elolvasásához.

Makró létrehozására, tesztelésére és futtatására használhatja a Makrószerkesztő Tervezés lapjának parancsait.

A következő táblázat a Tervezés lapon található parancsokat írja le.

CSOPORT	PARANCS	LEÍRÁS
Eszközök:	Futtatás:	A makróban felsorolt műveletek végrehajtása.
	Egy lépés:	A lépésenkénti futtatás üzemmód engedélyezése. Ha ebben a módban futtatja a makrót, az egyes műveleteket egyenként hajtja végre. Mindegyik művelet befejezése után megjelenik aMakró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanel. A Lépésgombra kattintva léphet tovább a következő műveletre. AMakrók leállítása gombra kattintva megállíthatja az összes futó makrót, az aktuális makróval együtt. A Folytatás gombra kattintva kilép a lépésenkénti végrehajtás üzemmódból, és a makró a fennmaradó műveleteket megszakítás nélkül hajtja végre.
	Szerkesztő	Ha egy kifejezést tartalmazó műveleti argumentumot ír be, ez a gomb jelenik meg. Ha a Szerkesztő gombra kattint, megjelenik a Kifejezésszerkesztő párbeszédpanel, amelynek segítségével megszerkesztheti a kifejezést.
Sorok:	Sor beszúrása:	Egy vagy több üres műveleti sort szúr be a kijelölt sor vagy sorok fölé.
	Sorok törlése:	Törli a kijelölt sort vagy sorokat.
Megjelenítés/elrejtés:	Az összes művelet megjelenítése:	Több vagy kevesebb makróművelet megjelenítése a Műveletlegördülő listában. Ha több műveletet szeretne látni a makróműveletek listájában, kattintson Az összes művelet megjelenítésegombra. Amikor a hosszabb lista érhető el, Az összes művelet megjelenítése gomb kijelölve jelenik meg. Ha ebből a hosszabb makróművelet-listából választ egy műveletet, előfordulhat, hogy a művelet végrehajtásához az adatbázist megbízható állapotúnak kell minősíteni. Ha a hosszabb makróművelet-listáról a rövidebb listára szeretne váltani, amely csak azokat a makróműveleteket jeleníti meg, amelyek nem megbízható adatbázisban is használhatók, szüntesse meg Az összes művelet megjelenítése gomb kijelölését.  TIPP   Ha Az összes művelet megjelenítése gomb ki van jelölve, kattintson egyszer Az összes művelet megjelenítése gombra a kijelölés megszüntetéséhez. Ha Az összes műveletet megjelenítése gomb nincs kijelölve, egy rövidebb lista érhető el, a megbízható makróműveletek listája.
	Makrónevek:	Megjeleníti vagy elrejti a Makrónév oszlopot. A makrónevekre a makrócsoportokban szükség van az egyes makrók megkülönböztetéséhez, de ettől eltekintve a makróknak nem kötelező nevet adni. További információ a Makrócsoport készítése című szakaszban található.
	Feltételek:	A Feltétel oszlop megjelenítése és elrejtése. Ebben az oszlopban megadhat egy kifejezést, amely eldönti, mikor menjen végbe az adott művelet.
	Argumentumok:	Az Argumentumok oszlop megjelenítése és elrejtése. Ez a hasáb jeleníti meg az egyes makróműveletek argumentumait, így megkönnyíti a makró átolvasását. Ha az Argumentumokoszlop el van rejtve, egyenként kell rákattintani az egyes műveletekre, és elolvasni az argumentumokat az ablakArgumentumok területén. Az Argumentumok hasábban nem adhat meg argumentumokat.

Önálló makró létrehozása

1.  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Megjelenik a Makrószerkesztő.

2. Művelet hozzáadása makróhoz:
   • Kattintson a Makrószerkesztőben a Művelet oszlop első üres mezőjére.
   • Írja be a használni kívánt művelet nevét, vagy a nyílra kattintva jelenítse meg az elérhető műveletek listáját, és ott kattintson a használni kívánt műveletre.

• Az Argumentumok területen (a Makrószerkesztő alsó részén) adja meg a művelet argumentumait, ha szükséges.

 MEGJEGYZÉSEK 

• Ahogy megadja az argumentumokat az Argumentumok ablaktáblán, megjelennek a műveletek listája Argumentumok oszlopában. Az Argumentumok oszlop azonban csak megjelenítésre szolgál; ebben az oszlopban nem adhat meg argumentumokat.
• Az egyes argumentumokról az Argumentumok ablaktáblán az argumentummezőkre kattintva rövid leírást olvashat a szomszédos mezőben.

Tipp:

• Megjegyzést is fűzhet a művelethez a Megjegyzés oszlopban.

3. Ha a makróhoz további műveleteket szeretne hozzáadni, lépjen egy újabb műveleti sorra, és ismételje meg a 2. lépést.

A makró futtatásakor a Microsoft Access a listában megjelenő sorrendben hajtja végre a műveleteket.

Makrócsoport készítése

Ha több, egymáshoz kapcsolódó makrót kíván egy makróobjektumban tárolni, létrehozhat egy makrócsoportot.

1.  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Megjelenik a Makrószerkesztő.

2. A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Makrónevek gombra, ha még nincs kijelölve.

A Makrószerkesztőben megjelenik a Makrónév oszlop.

 MEGJEGYZÉS:   A makrók nevét meg kell adni a makrócsoportokban, hogy az egyes makrókat megkülönböztesse egymástól. A makrónév a makró első műveletével egy sorban jelenik meg. A makró többi műveleti sorában a makrónév oszlop üresen marad. A makró a következő, makrónevet tartalmazó sor előtt ér véget.

3. A Makrónév oszlopba írja be a makrócsoport első makrójának nevét.
4. Adja hozzá az első makróval végrehajtani kívánt műveleteket:
   • A Művelet oszlopban kattintson a műveletlistát megjelenítő nyílra.
   • Kattintson a használni kívánt műveletre.
   • Az Argumentumok területen adja meg a művelet argumentumait, ha szükséges.

Az egyes argumentumok beviteli mezőire kattintva az ablaktábla jobb oldalán rövid leírást olvashat az adott argumentumról.

Tipp:

• Megjegyzést is fűzhet a művelethez.

5. A következő üres sorban adja meg a következő makró nevét a Makrónév oszlopban.
6. Adja hozzá a makróval végrehajtani kívánt műveleteket.
7. Ismételje meg az 5-6. lépést a makrócsoport minden makrója esetében.

Az alábbi ábra egy kis makrócsoportot mutat. A makrócsoport két makrót tartalmaz, amelyek neve látható aMakrónév oszlopban. Mindkét makró két műveletből áll.

 MEGJEGYZÉSEK 

• Ha egy makrócsoportot ment, az a név, amelyet megad, a makrócsoport neve lesz. Az előző példában a makrócsoport neve Makró3. Ez a név jelenik meg a navigációs ablak Makrók kategóriájában. A makrócsoport egyes makróira a következő szintaxissal hivatkozhat:

makrócsoport.makró

Az előző ábrán például Makró3.FoundMsg utal a makrócsoport második makrójára.

• Ha egy makrócsoportot a navigációs ablakban dupla kattintással, vagy a Tervezés lap  Eszközökcsoportjának Futtatás parancsával indít el, az Access csak a csoport első makróját futtatja, a következő makrónévnél megáll.

Beágyazott makró létrehozása

A beágyazott makrók abban különböznek az önálló makróktól, hogy tárolásuk űrlapok, jelentések vagy vezérlőelemek eseménytulajdonságaiként történik. Nem jelennek meg objektumként a navigációs ablak Makrókkategóriájában. Így könnyebb kezelni az adatbázist, mivel nem kell számon tartani az egy bizonyos űrlap vagy jelentés makróit tartalmazó makróobjektumokat. A beágyazott makrókat továbbá tartalmazza az űrlap vagy a jelentés, amikor másolja, importálja vagy exportálja.

Ha például azt szeretné, hogy egy jelentés ne jelenjen meg, ha nincs megfelelő adat, beágyazhat egy makrót a jelentés Ha nincs adat tulajdonságába. Az Üzenetpanel művelettel megjeleníthet egy üzenetet, majd azEseményMegszakítása művelettel megszakíthatja a jelentést, így nem jelenik meg az üres oldal.

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az űrlapra vagy a jelentésre, amely a makrót fogja tartalmazni, és kattintson a Tervező nézet vagy az Elrendezési nézet parancsra.
2. Ha a tulajdonságlap még nem látható, jelenítse meg az F4 billentyű lenyomásával.
3. Kattintson arra a vezérlőelemre vagy területre, amely azt az eseménytulajdonságot tartalmazza, amelybe a makrót be szeretné ágyazni. A vezérlőelemet vagy a területet (vagy az egész űrlapot illetve jelentést) kijelölheti a tulajdonságlap tetején található A kijelölés típusacímke alatti legördülő listával is.
4. A tulajdonságlapon kattintson az Esemény fülre.
5. Kattintson arra az eseménytulajdonságra, amelybe be szeretné ágyazni a makrót, majd a  Szerkesztés gombra.
6. A Szerkesztő kiválasztása párbeszédpanelen jelölje be a Makrószerkesztő elemet, és kattintson az OKgombra.
7. A Makrószerkesztőben kattintson a Művelet oszlop első sorára.
8. Válassza ki a kívánt műveletet a Művelet listából.
9. Az Argumentumok területen adja meg a szükséges argumentumokat.
10. Ha további műveleteket szeretne hozzáadni, kattintson a Művelet oszlop következő sorára, majd ismételje meg a 8–9. lépéseket.
11. Ha a makró készen van, kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A makró akkor fut, ha a megadott eseménytulajdonságot valami kiváltja.

 MEGJEGYZÉSEK 

• Az Access lehetővé teszi egy makrócsoport beágyazott makróként történő használatát. Azonban csak a csoport első makrója fog lefutni, a további makrókat az program nem veszi figyelembe.
• Az Adatbáziseszközök lap Makró csoportjának Makrók konvertálása Visual Basic kóddá eszköze használatával nem lehetséges a beágyazott makrókat Visual Basic for Applications- (VBA-) kóddá konvertálni. Ha mégis szeretné a makrókat VBA-kódra konvertálni, célszerű önálló makrókat írni, és nem beágyazott makrókat. Ezután használhatja a Makrók konvertálása Visual Basic kóddá eszközt arra, hogy VBA-kóddá konvertálja őket.

Makró szerkesztése

• Új műveleti sor beszúrása:    Kattintson a jobb gombbal arra a sorra, amely fölé az új műveleti sort be szeretné szúrni, majd kattintson a Sorok beszúrása parancsra.
• Műveleti sor törlése:    Kattintson a jobb gombbal arra a műveleti sorra, amelyet törölni szeretne, majd kattintson a Sorok törlése parancsra.
• Műveleti sor áthelyezése:    Az adott művelettől balra található sorfejlécre kattintva jelölje ki a kívánt műveleti sort, majd húzza át az új helyére.

Több sort úgy illeszthet be, törölhet vagy helyezhet át, hogy először kijelöli a sorok csoportját, majd végrehajtja a kívánt műveletet. Sorcsoport kijelöléséhez kattintson az első kijelölni kívánt sor fejlécére, tartsa lenyomva a SHIFT billentyűt, majd kattintson az utolsó kijelölni kívánt sor fejlécére. (A sorfejléc az egyes műveleti soroktól balra található árnyékolt mező.)

Úgy is kijelölhet egyszerre több sort, hogy az első kijelölni kívánt sor fejlécére viszi az egérmutatót, rákattint a sorra, és a mutatót le- vagy felfelé húzva kijelöli a további sorokat.

 MEGJEGYZÉS:   Ha kijelöléssel és egérhúzással szeretné kijelölni sorokat, az első kijelölni kívánt sor ne legyen kijelölve. Ha ki van jelölve, az Access azt hiszi, hogy egy másik helyre szeretné áthelyezni a sort.

Feltételek használata makróműveletek szabályozására

Makrófeltételben tetszőleges olyan kifejezés használható, amely kiértékelésekor Igaz/Hamis vagy Igen/Nem eredményt ad. A makróművelet végrehajtására akkor kerül sor, ha a feltétel kiértékelésének eredménye Igaz (vagy Igen).

A makróműveletek feltételének megadásához először meg kell jeleníteni a Feltétel oszlopot a Makrószerkesztőben:

• Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjának Feltételek gombjára.

Írjon be egy kifejezést a Feltétel oszlopba. A kifejezést ne előzze meg egyenlőségjel (=). Ha egy feltételt egyszerre több makróműveletre szeretne alkalmazni, írja be a ... karakterláncot a további sorokba. Példa:

 TIPP   Ha azt szeretné, hogy az Access ideiglenesen figyelmen kívül hagyjon egy műveletet, a feltételbe írja be a Hamis értéket. Ez akkor lehet hasznos, amikor hibát keres a makróban.

Példák makrófeltételekre

KIFEJEZÉS	A MŰVELET VÉGREHAJTÁSÁNAK FELTÉTELE
[Város]="Párizs"	A makró akkor fut, ha a Város értéke az űrlap mezőjében Párizs.
DCount("[Rendeléskód]"; "Rendelések")>35	Több mint 35 tétel szerepel a Rendelések tábla Rendeléskód mezőjében.
DCount("*"; " RendelésiRészletek"; "[Rendeléskód]= Forms![Példaűrlap![Rendeléskód]")>3	Háromnál több tétel szerepel a RendelésiRészletek táblában, ahol a tábla Rendeléskód mezője a Példaűrlap Rendeléskód mezőjével egyezik.
[SzállításiDátum] Between #2007.febr.2.# And #2007.márc.2.#	A SzállításiDátum mező értéke azon az űrlapon, ahonnan a makró fut, 2007. február 2. és 2007. március 2. közé esik.
Forms![Termékek]![RaktáronLévő]<5	A Termékek űrlap RaktáronLévő mezőjének értéke kisebb, mint 5.
IsNull([Utónév])	Az Utónév mező azon az űrlapon, ahonnan a makró fut, Null (nincs érték) értéket tartalmaz. A kifejezés egyenértékű a következővel: [Utónév] Is Null
[Ország]="USA" And Forms![ÖsszesEladás]![ÖsszesRendelés]>100	A makrót futtató űrlapon az Ország mező értéke USA, és az ÖsszesEladás űrlap ÖsszesRendelés mezőjének értéke nagyobb 100-nál.
[Ország] In ("Franciaország"; "Olaszország"; "Spanyolország") And Len([Irányítószám])<>5	A makrót futtató űrlapon az Ország mező értéke Franciaország, Olaszország vagy Spanyolország, és az irányítószám nem öt karakter hosszú.
MsgBox("Változás jóváhagyva?";1)=1	Az OK gombra kattint az MsgBox függvény által megjelenített Változás jóváhagyva?panelen. Ha a Mégse gombra kattint, az Access figyelmen kívül hagyja a műveletet.
[TempVars]![Valtozo]=43	A Valtozo nevű ideiglenes változó értéke (amelyet a SetTempVarmakróművelettel hozott létre) 43.
[MacroError]<>0	A MacroError objektum Szám tulajdonságának értéke nem 0, vagyis hiba történt a makróban. Ezt a feltételt használhatja a MakróhibaTörlése és a.Hibára makróművelettel együtt annak szabályozására, hogy mi történjen hiba bekövetkezése esetén.

A kifejezésekről további tájékoztatás olvasható a Kifejezés létrehozása című témakörben.

További információ a makróműveletekről

Amikor a Makrószerkesztőben dolgozik, egy műveletről vagy argumentumról többet megtudhat, ha rákattint, és elolvassa a Makrószerkesztő ablak jobb alsó területén látható leírást. Ezenkívül minden makróművelethez tartozik egy súgótémakör. Ha egy műveletről többet szeretne megtudni, válassza ki a műveletlistából, majd nyomja meg az F1 billentyűt.

A makrók használatának alapjai az Access 2007 alkalmazásban

Ez a cikk ismerteti a makrók mibenlétét, és hogy miként lehet időt megtakarítani azáltal, hogy a gyakran elvégzett műveleteket automatizálja velük. A témakör bemutatja a makrók létrehozásának és használatának alapjait, és érinti azt is, hogy a Microsoft Office Access 2007 milyen továbbfejlesztéseket tartalmaz a makrók szempontjából.

Tartalom

•  A makrók fogalma
•  A makrók működése
•  Új makrófunkciók az Office Access 2007 alkalmazásban
•  Makró létrehozása
•  Makró futtatása

A makrók fogalma

A makró egy olyan eszköz, mellyel automatizálni lehet a feladatokat, és funkciókat lehet adni az űrlapokhoz, jelentésekhez és vezérlőelemekhez. Ha például hozzáad egy parancsgombot egy űrlaphoz, akkor a gombKattintásra (OnClick) eseményét egy makróhoz rendeli, és a makró azokat a parancsokat tartalmazza, amelyeket minden alkalommal végre kell végrehajtania a gombnak, amikor rákattint.

Az Access esetében segíthet, ha úgy tekinti, hogy a makrók egy leegyszerűsített programozási nyelven megírt programok, amelyeket úgy ír, hogy létrehozza a végrehajtandó műveletek listáját. Amikor makrót hoz létre, egy legördülő listából választja ki a műveleteket, és minden műveletnél megadja a szükséges információkat. A makrókkal funkciókat adhat az űrlapokhoz, jelentésekhez és vezérlőelemekhez anélkül, hogy programot kellene írnia egy Visual Basic for Applications- (VBA-) modulban. A makrókban a VBA nyelven használható parancsok egy részét lehet használni, és a legtöbben egyszerűbbnek találják a makrók létrehozását a VBA-programozásnál.

Például az egyik adatbeviteli űrlapból közvetlenül el szeretne indítani egy jelentést. Az űrlaphoz adhat egy gombot, és létrehozhat egy makrót, amely elindítja a jelentést. A makró lehet önálló makró (egy önálló objektum az adatbázisban), amely a gomb Kattintásra (OnClick) eseményéhez van kötve, vagy a makró közvetlenül a gombKattintásra (OnClick) eseményébe van beépítve; ez utóbbi az Office Access 2007 egy új funkciója. Ha rákattint a gombra, akkor mindkét esetben lefut a makró, és elindítja a jelentést.

Makrókat az alábbi ábrán látható Makrószerkesztő segítségével hozhat létre:

Ha meg szeretné jeleníteni a Makrószerkesztőt:

•  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

A makrók működése

A makró szót gyakran használják különálló makróobjektumokra (vagyis a navigációs ablak Makrók területén látható objektumokra), de egy makróobjektum valójában több makrót is tartalmazhat. Ebben az esetbenmakrócsoport az elnevezése. A makrócsoport egyetlen makróobjektumként jelenik meg a navigációs ablakban, de valójában több makrót tartalmaz. Természetesen az egyes makrókat külön-külön makróobjektumként is létrehozhatja, de gyakran ésszerű egyetlen makróobjektumba gyűjteni több kapcsolódó makrót. A Makrónévoszlopban található név azonosítja az egyes makrókat.

A makrók egyedi műveletekből állnak. A legtöbb művelethez egy vagy több argumentum tartozik. Továbbá egy makrócsoport egyes makróinak nevet adhat, és feltételeket adhat meg annak meghatározására, hogy miként fussanak az egyes műveletek. Az alábbi szakaszok részletesebben tárgyalják ezeket a szolgáltatásokat.

Makrónevek

Ha a makróobjektum csak egy makrót tartalmaz, nem szükségesek makrónevek. Egyszerűen a makróobjektum nevével hivatkozhat a makróra. Makrócsoport esetében azonban minden makróhoz egyedi nevet kell rendelnie. Ha a Makrószerkesztőben nem látható a Makrónév oszlop, kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtéscsoportjának Makrónevek gombjára. A makrócsoport makróinak futtatásáról a jelen cikk egy későbbi szakaszában talál tájékoztatást.

Argumentumok

Az argumentum olyan érték, amely információt ad a műveletnek, például, hogy milyen karakterlánc jelenjen meg egy üzenetpanelen, melyik vezérlőelemet kell működésbe léptetni stb. Egyes argumentumok kötelezőek, mások nem. Az argumentumok a Makrószerkesztő alsó részén lévő Műveleti argumentumok ablaktáblán láthatók.

Az Office Access 2007 Makrószerkesztőjének egyik új szolgáltatása az Argumentumok oszlop, amellyel a művelettel egy sorban megtekintheti (de nem szerkesztheti) egy művelet argumentumait. Ez valamennyire megkönnyíti a makrók olvasását, mert így már nem kell egyenként kijelölni a műveleteket ahhoz, hogy megjelenjenek az argumentumaik. Az Argumentumok oszlop megjelenítéséhez kattintson a Tervezés lapMegjelenítés/elrejtés csoportjának Argumentumok gombjára.

Feltételek:

Feltételt is megadhat, amelynek teljesülnie kell ahhoz, hogy a program végrehajtsa a műveletet. Bármilyen olyankifejezést megadhat, amelynek eredménye kiértékeléskor Igaz/hamis vagy Igen/nem. Ha kiértékelés eredménye Hamis, Nem vagy 0, akkor a művelet nem megy végbe. Ha a kifejezés értéke bármi más, akkor a művelet végbe megy.

Ha azt szeretné, hogy a feltétel több műveletre is alkalmazva legyen, gépeljen be három pontot (...) a Feltételoszlopban minden további művelethez, amelyre a feltételt alkalmazni szeretné. Ha a kifejezés értéke Hamis, Nem vagy 0 (zéró), akkor egyetlen művelet sem lesz végrehajtva. Ha a feltétel értéke bármi más, az összes művelet végre lesz hajtva.

Ha meg szeretné jeleníteni a Feltétel oszlopot a Makrószerkesztőben, kattintson a Tervezés lapMegjelenítés/elrejtés csoportjában a Feltétel gombra.

A MŰVELET KIVITELEZÉSÉHEZ HASZNÁLJA A KÖVETKEZŐ KIFEJEZÉST	HA:
[Város]="Párizs"	A makró akkor fut, ha a Város értéke az űrlap mezőjében Párizs.
DCount("[Rendeléskód]"; "Rendelések")>35	Több mint 35 tétel szerepel a Rendelések tábla Rendeléskód mezőjében.
DCount("*"; "Rendelés részletei"; "[Rendeléskód]= Forms![Rendelések![Rendeléskód]")>3	Több mint három olyan bejegyzés van a Rendelés részletei táblában, amelyre a Vevőkód mező megegyezik a Rendelések űrlap Vevőkód mezőjével.
[SzállításiDátum] Between #2-Feb-2006# And #2-Mar-2006#	A SzállításiDátum mező értéke azon az űrlapon, ahonnan a makró fut, 02.02.06 és 02.03.06 közé esik.
Forms![Termékek]![RaktáronLévő]<5	A Termékek űrlap RaktáronLévő mezőjének értéke kisebb, mint 5.
IsNull([Utónév])	Az Utónév mező azon az űrlapon, ahonnan a makró fut, null értéket tartalmaz. A kifejezés egyenértékű a következővel: [Utónév] Is Null.
[OrszágTerület]="Egyesült Királyság" And Forms![ÖsszesEladás]![ÖsszesRendelés]>100	A makrót futtató űrlapon az Ország/terület mező értéke Egyesült Királyság, és az ÖsszesEladás űrlap ÖsszesRendelés mezőjének értéke nagyobb 100-nál.
[OrszágTerület] In ("Franciaország"; "Olaszország"; "Spanyolország") And Len([Irányítószám])<>5	A makrót futtató űrlapon az OrszágTerület mező értéke Franciaország, Olaszország vagy Spanyolország, és az irányítószám nem öt karakter hosszú.
MsgBox("Változás jóváhagyva?";1)=1	A felhasználó az OK gombra kattint az MsgBox függvény által megjelenített panelen. Ha a Mégse gombra kattint, az Access figyelmen kívül hagyja a műveletet.
[TempVars]![MsgBoxResult]=2	Az üzenetpanel eredményének tárolására használatos ideiglenes változó összehasonlítása 2-vel (vbCancel=2).

 TIPP   Ha azt szeretné, hogy az Access ideiglenesen átugorjon egy műveletet, a feltételbe írja be a Hamis értéket. Ez akkor lehet hasznos, amikor hibát keres a makróban.

Makróműveletek

A műveletek a makrók alapvető építőelemei. Az Access alkalmazásban számos művelet közül választhat, így igen változatos parancsokat használhat. A leggyakrabban használt műveletekkel például megnyithat egy jelentést, megkereshet egy rekordot, megjeleníthet egy üzenetpanelt, alkalmazhat egy szűrőt egy űrlapra vagy egy jelentésre.

Új makrófunkciók az Office Access 2007 alkalmazásban

Az Access előző verzióiban sok gyakran használt funkciót nem lehetett végrehajtani VBA-programozás nélkül. Az Office Access 2007 alkalmazásban új funkciók és makróműveletek vannak, amelyekkel elkerülhető a programozás. Így könnyebben adhat funkciókat az adatbázishoz, és biztonságosabbá teheti azt.

• Beágyazott makrók:    A mostani verzióban lehetőség nyílik arra, hogy egy űrlap, jelentés vagy vezérlőelem bármely eseményébe makrókat ágyazzon be. A beágyazott makrók nem láthatók a navigációs ablakban; annak az űrlapnak, jelentésnek vagy vezérlőelemnek a részévé válnak, amelyben létrehozta őket. Ha másolatot készít egy beágyazott makrókat tartalmazó űrlapról, jelentésről vagy vezérlőelemről, akkor a másolat is tartalmazni fogja a makrókat.
• Nagyobb biztonság:    Amikor a Makrószerkesztőben nincs kijelölve Az összes művelet megjelenítésegomb, akkor csak azok a makróműveletek és ParancsFuttatása argumentumok használhatók, amelyeknek a futásához nem szükséges a megbízható állapot. Egy ilyen műveletekből álló makró még abban az esetben is fut, ha az adatbázis korlátozott módban van (amikor a VBA nem futhat). Azokat az adatbázisokat, amelyek olyan makróműveleteket is tartalmaznak, amelyek nincsenek a megbízható műveletek listáján – vagy VBA-programot tartalmaznak – explicit módon megbízható állapotúnak kell minősíteni.
• Hibakezelés és -keresés:     Az Office Access 2007 új makróműveleteket kínál, többek között az .Hibára(hasonló a VBA „On Error” utasításához) és a MakróhibaTörlése műveletet, amelyekkel konkrét műveleteket hajthat végre, ha hiba lép fel a makró futása közben. Ezen felül, az új EgyLépés makróművelettel lépésenkénti futtatás üzemmódba léphet a makró bármely részén, és megfigyelheti a makró egyes lépéseit.
• Ideiglenes változók:    Három új makróművelet (IdeiglenesVáltozóBeállítása,IdeiglenesVáltozóEltávolítása és MindenIdeiglenesVáltozóEltávolítása) áll rendelkezésére, ha ideiglenes változókat szeretne használni az makrókban. Ezek a feltételes kifejezések használhatók futó makrók vezérlésére, adatok átadására jelentésekből és űrlapokból, illetve ezekbe, továbbá minden olyan célra, amelyhez szükség van egy érték átmeneti tárolására. Ezek az ideiglenes változók a VBA-ban is hozzáférhetők, így használhatja őket a VBA-modulokból és a VBA-modulokba történő adatátvitelre.

Makró létrehozása

Az Office Access 2007 alkalmazásban a makrót vagy makrócsoportot tartalmazhatja egy makróobjektum (amelyet önálló makrónak is neveznek), vagy be lehet ágyazva egy űrlap, jelentés vagy vezérlőelem eseménytulajdonságába. A beágyazott makrók részévé válnak annak az objektumnak vagy vezérlőelemnek, amelybe be vannak ágyazva. Az önálló makrók a navigációs ablak Makrók részében láthatók, a beágyazott makrók azonban nem láthatók itt.

A Makrószerkesztő funkciói

A Makrószerkesztó a makrók létrehozására és módosítására használható. Ha meg szeretné nyitni a Makrószerkesztőt:

•  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Az Access megjeleníti a Makrószerkesztőt.

A Makrószerkesztővel létrehozhatja azoknak a műveleteknek a listáját, amelyeket az alkalmazásnak el kell végeznie a makró futása során. Amikor első alkalommal megnyitja a Makrószerkesztőt, megjelenik a Művelet, azArgumentumok és a Megjegyzés oszlop.

A Műveleti argumentumok részben beírhatja és szerkesztheti az egyes makróműveletek argumentumait, ha szükséges. Megjelenik egy leíráspanel, amely rövid leírást nyújt az egyes műveletekről vagy argumentumokról. Ha el szeretné olvasni a leírást, kattintson a műveletre.

A következő táblázat a Makrószerkesztő Tervezés lapján található parancsokat írja le.

CSOPORT	PARANCS	LEÍRÁS
Eszközök:	Futtatás:	A makróban felsorolt műveletek végrehajtása.
	Egy lépés:	A lépésenkénti futtatás üzemmód engedélyezése. Ha ebben a módban futtatja a makrót, az egyes műveleteket egyenként hajtja végre. Mindegyik művelet befejezése után megjelenik a Makró lépésenkénti végrehajtásapárbeszédpanel. A Lépés gombra kattintva léphet tovább a következő műveletre. A Makrók leállítása gombra kattintva megállíthatja az összes futó makrót, az aktuális makróval együtt. A Folytatás gombra kattintva kiléphet a lépésenkénti végrehajtás üzemmódból, és a makró a fennmaradó műveleteket megszakítás nélkül hajtja végre.
	Szerkesztő	Ha egy kifejezést tartalmazó műveleti argumentumot ír be, ez a gomb jelenik meg. A Szerkesztő gombra kattintva megjelenik a Kifejezésszerkesztő párbeszédpanel, aminek segítségével megszerkesztheti a kifejezést.
Sorok:	Sor beszúrása:	Egy vagy több üres műveleti sort szúr be a kijelölt sor vagy sorok fölé.
	Sorok törlése:	Törli a kijelölt sort vagy sorokat.
Megjelenítés/elrejtés:	Az összes művelet megjelenítése:	Több vagy kevesebb makróművelet megjelenítése aMűvelet legördülő listában. Ha több műveletet szeretne látni a makróműveletek listájában, kattintson Az összes művelet megjelenítése gombra. Amikor a hosszabb lista érhető el, Az összes művelet megjelenítése gomb kijelölve jelenik meg. Ha ebből a hosszabb makróművelet-listából választ egy műveletet, előfordulhat, hogy a művelet végrehajtásához az adatbázist megbízható állapotúnak kell minősíteni. Ha a hosszabb makróművelet-listáról a rövidebb listára szeretne váltani, amely csak azokat a makróműveleteket jeleníti meg, amelyek nem megbízható adatbázisban is használhatók, szüntesse meg Az összes művelet megjelenítése gomb kijelölését.  TIPP   Ha ki van jelölve a Az összes művelet megjelenítése gomb, kattintson Az összes művelet megjelenítése jelölőnégyzetre a jel törléséhez. Amikor Az összes művelet megjelenítésejelölőnégyzet nincs bejelölve, akkor csak egy rövidebb lista, a megbízható makróműveletek érhetők el.
	Makrónevek:	A Makrónév oszlop megjelenítése és elrejtése. A makrócsoportokban kötelező a makrónevek használata az egyes makrók megkülönböztetésére, de máskülönben a makrónevek nem kötelezők. További tudnivalókat talál a jelen cikk Makrócsoport létrehozása című szakaszában.
	Feltételek:	A Feltétel oszlop megjelenítése és elrejtése. Ebben az oszlopban megadhat egy kifejezést, amely eldönti, mikor menjen végbe az adott művelet.
	Argumentumok:	Az Argumentumok oszlop megjelenítése és elrejtése. Ez a hasáb jeleníti meg az egyes makróműveletek argumentumait, így megkönnyíti a makró átolvasását. Ha az Argumentumok oszlop el van rejtve, egyenként kell rákattintani az egyes műveletekre, és elolvasni az argumentumokat az ablak Argumentumok területén. AzArgumentumok hasábban nem adhat meg argumentumokat.

Önálló makró létrehozása

1.  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Megjelenik a Makrószerkesztő.

2. Művelet hozzáadása makróhoz:
   • Kattintson a Makrószerkesztőben a Művelet oszlop első üres mezőjére.
   • Írja be a használni kívánt művelet nevét, vagy a nyílra kattintva jelenítse meg a műveletlistát, és ott kattintson a használni kívánt műveletre.
   • Az Argumentumok területen adja meg a művelet argumentumait, ha szükséges. Az egyes argumentumok beviteli mezőire kattintva az ablaktábla jobb oldalán rövid leírást olvashat az adott argumentumról.

Tipp:

• Megjegyzést is fűzhet a művelethez.

3. Ha a makróhoz további műveleteket szeretne hozzáadni, lépjen egy újabb műveleti sorra, és ismételje meg a 2. lépést. A Microsoft Access a listában megjelenő sorrendben hajtja végre a műveleteket.

Makrócsoport készítése

Ha több, egymáshoz kapcsolódó makrót kíván egy makróobjektumban tárolni, létrehozhat egy makrócsoportot.

1.  A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintson a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintson a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintson a Makró parancsra.

Megjelenik a Makrószerkesztő.

2. Kattintson a Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában a Makrónevek gombra, ha még nincs kijelölve. A Makrószerkesztőben megjelenik a Makrónév oszlop.

 MEGJEGYZÉS:   A makrócsoportokban szükség van a makrónevek használatára az egyes makrók azonosításához. A makrónév ugyanabban a sorban jelenik meg, mint a makró első művelete. A makrónév oszlop üresen van hagyva a makróban lévő további esetleges műveleteknél. A makró a makrónév oszlop következő bejegyzésében fejeződik be.

3. A Makrónév oszlopba írja be a makrócsoport első makrójának nevét.
4. Adja hozzá az első makróval végrehajtani kívánt műveleteket:
   • A Művelet oszlopban kattintson a műveletlistát megjelenítő nyílra.
   • Kattintson a hozzáadni kívánt műveletre.
   • Az Argumentumok területen adja meg a művelet argumentumait, ha szükséges. Az egyes argumentumok beviteli mezőire kattintva az ablaktábla jobb oldalán rövid leírást olvashat az adott argumentumról.

Tipp:

• Megjegyzést is fűzhet a művelethez.

5. Lépjen a következő üres sorban a Makrónév oszlopba, és írja be a makrócsoport következő makrójának nevét.
6. Adja hozzá a makróval végrehajtani kívánt műveleteket.
7. A csoport minden makrójához ismételje meg az 5–6. lépést.

 MEGJEGYZÉSEK 

• Ha a makrócsoportot elindítja – duplán rákattint a navigációs ablakban, vagy a Tervezés lap Eszközökcsoportjában a Futtatás gombra kattint –, akkor az Access csak az első makrót futtatja, és megáll, amikor a második makró nevéhez ér.
• Amikor elment egy makrócsoportot, a megadott név a teljes makrócsoport neve lesz. Ez a név jelenik meg a navigációs ablak Makrók részében. Ha egy makrócsoport egy bizonyos makrójára szeretne hivatkozni, a következő szintaxist használja:

makrócsoport.makró

Például a Gombok.Termékek név a Gombok makrócsoport Termékek makrójára hivatkozik. Egy makrólistában, például a MakróFuttatása művelet Makrónév argumentumának listájában az Access a Termékek makrót Gombok.Termékek néven jeleníti meg.

Beágyazott makró létrehozása

A beágyazott makrók abban különböznek az önálló makróktól, hogy a beágyazott makrók az űrlapok, jelentések vagy vezérlőelemek eseménytulajdonságaiban vannak tárolva. Nem jelennek meg a navigációs ablak Makrókrészében. Ez könnyebben kezelhetővé teszi az adatbázist, mivel nem kell külön nyomon követnie azokat a különálló makróobjektumokat, amelyek egy adott űrlaphoz vagy jelentéshez tartozó makrókat tartalmaznak. Beágyazott makró létrehozásához használja az alábbi eljárást:

 MEGJEGYZÉS:   A beágyazott makrókat nem konvertálhatja a Visual Basic for Applications (VBA) programba azAdatbáziseszközök lap Makró csoportjában található Makrók konvertálása Visual Basicbe eszköz használatával. Ha szeretne makrókat konvertálni VBA-kódra, a beágyazott makrók helyett célszerű különálló makrókat létrehoznia. Ezután használhatja a Makrók konvertálása Visual Basicbe eszközt a VBA-kóddá konvertáláshoz.

1. Nyissa meg azt az űrlapot vagy jelentést Tervezés vagy Elrendezési nézetben, amely tartalmazni fogja a makrót. Az űrlap vagy jelentés megnyitásához kattintson rá a jobb gombbal a navigációs ablakban, majd kattintson aTervezés nézet vagy az Elrendezési nézet parancsra.
2. Ha a tulajdonságlap még nem látható, nyomja le az F4 billentyűt a megjelenítéséhez.
3. Kattintson arra a vezérlőelemre vagy szakaszra, amely tartalmazza azt az eseménytulajdonságot, amelybe be szeretné ágyazni a makrót.

A teljes űrlap vagy jelentés kijelöléséhez kattintson a tulajdonságlap tetején található legördülő lista Jelentéslehetőségére.

4. Kattintson a tulajdonságlap Esemény fülére.
5. Kattintson arra az eseménytulajdonságra, amelybe be szeretné ágyazni a makrót, majd kattintson a mező mellett látható  gombra.
6. A Szerkesztő kiválasztása párbeszédpanelen jelölje be a Makrószerkesztő elemet, és kattintson az OKgombra.
7. A Makrószerkesztőben kattintson a Művelet oszlop első sorára.
8. Válassza ki a kívánt műveletet a Művelet listából.
9. Töltse ki a kötelező argumentumokat az Argumentumok ablaktáblában, majd lépjen a következő műveletsorra.
10. Ismételje a 8. és a 9. lépést, amíg el nem készült a makró.
11. Kattintson a Mentés, majd a Bezárás gombra.

A makró az esemény minden elindításakor lefut.

 MEGJEGYZÉS:   Az Access lehetővé teszi a makrócsoportok beágyazott makróként való létrehozását is. Az esemény indításakor azonban csak a csoport első makrója fut le. Az alkalmazás figyelmen kívül hagyja a következő makrókat, kivéve, ha magából a beágyazott makróból vannak meghívva (például a .Hibára művelet által).

Példa: makró beágyazása egy jelentés Ha nincs adat eseményébe

Amikor lefuttat egy jelentést, és az adatforrás nem tartalmaz rekordot, a rekord egy üres oldalt jelenít meg, vagyis egy olyan oldalt, amelyen nincsenek adatok. Valószínűleg jobban szeretné, ha ehelyett egy üzenetpanel jelenne meg, a jelentés pedig egyáltalán nem. A beágyazott makrók ideális megoldást nyújtanak a helyzet megoldására.

1. Nyissa meg a jelentést Tervező nézetben vagy Elrendezési nézetben.
2. Ha még nem látható a tulajdonságlap, az F4 billentyűvel jelenítse meg.
3. Kattintson a tulajdonságlap Esemény fülére.
4. Kattintson a Ha nincs adat elemre.
5. Kattintson a  gombra.
6. A Szerkesztő kiválasztása párbeszédpanelen jelölje be a Makrószerkesztő elemet, és kattintson az OKgombra.
7. Írja be a műveleteket és az argumentumokat az alábbi táblázat alapján.

MŰVELET	ARGUMENTUMOK
MsgBox	Nem található rekord., Igen, Információ, Nincs adat
CancelEvent	[nincs argumentum]

8. A fenti táblázat úgy mutatja be az argumentumokat, ahogy az Argumentumok oszlopban megjelennek. Valójában az Argumentumok résznél kell őket bevinni, az alábbi táblázatnak megfelelően.

ARGUMENTUM	ÉRTÉK
Üzenet	Nem található rekord.
Hangjelzés	Igen
Típus	Információ
Cím	Nincs adat

9. Kattintson a Bezárás gombra.

A Makrószerkesztő bezárul, és a Ha nincs adat eseménynél megjelenik a [Beágyazott makró] felirat.

10. Mentse és zárja be a jelentést.

Ha a következő alkalommal futtatja a jelentést, és nem található rekord, akkor megjelenik az üzenetpanel. Ha azOK gombra kattint az üzenetpanelon, a jelentés leáll, és nem jeleníti meg az üres lapot.

Makró szerkesztése

• Műveletsor beszúrása:     Kattintson a fölé a makrósor fölé, ahová az új műveletet be szeretne szúrni, majd aTervezés lap Sorok csoportjában kattintson a Sorok beszúrása parancsra.
• Műveletsor törlése:     Kattintson arra a műveletsorra, amelyet törölni szeretne, majd a Tervezés lap Sorokcsoportjában kattintson a Sorok törlése parancsra.
• Műveletsor áthelyezése:    Jelölje ki a műveletet: kattintson a műveletnévtől balra lévő sorkijelölőre. A sorkijelölő húzásával helyezze át a műveletet az új helyre.

További információ a makróműveletekről

Ha a Makrószerkesztőben dolgozik, és ismereteket szeretne szerezni egy műveletről vagy argumentumról, kattintson rá, és olvassa el a leírást a Makrószerkesztő ablak jobb alsó sarkában lévő területen. Minden makróművelethez kapcsolódik súgótémakör is. Ha többet szeretne megtudni egy műveletről, kattintson a műveletre a műveletek listájában, majd nyomja le az F1 gombot.

Makró futtatása

Önálló makrókat a következő módokon futtathat: közvetlenül (például a navigációs ablakból), makrócsoportban, másik makróból, VBA-modulból vagy egy űrlapon, jelentésen vagy vezérlőelemen előforduló eseményre adott válaszként. Egy űrlapba, jelentésbe vagy vezérlőelembe beágyazott makró futtatásához a Tervezés lap Futtatás gombjára kell kattintani, amikor a makró Tervező nézetben van; a makró különben csak akkor fog elindulni, ha a hozzá tartozó esemény megtörténik.

Makró közvetlen futtatása

Makró közvetlen futtatásához hajtsa végre a megfelelő műveletet:

• A navigációs ablakban keresse meg a makrót, majd kattintson duplán a nevére.
• Kattintson az Adatbáziseszközök lap Makró csoportjában a Makró futtatása parancsra, válassza ki a makrót a Makrónév listából, majd kattintson az OK gombra.
• Ha a makró Tervező nézetben van megnyitva, kattintson a Tervezés lap Eszközök csoportjában a Futtatás parancsra. Nyissa meg a makrót Tervező nézetben úgy, hogy a jobb gombbal kattintson rá a navigációs ablakban, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.

Makrócsoportban lévő makró futtatása

Makrócsoportban lévő makró futtatásához hajtsa végre a megfelelő műveletet:

• Kattintson az Adatbáziseszközök lap Makró csoportjában a Makró futtatása parancsra, majd válassza ki a makrót a Makrónév listából.

Az Access minden makrócsoportban minden makrónak fenntart egy mezőt a makrócsoport.makrónévformátumban.

• Kattintson az OK gombra.
• Adja meg a makrót egy űrlapon vagy jelentésben eseménytulajdonságként vagy a MakróFuttatása műveletMakrónév argumentumaként beállítva. A makróra a következő szintaxis szerint kell hivatkozni:

makrócsoport.makró

Az Űrlapkapcsolók nevű makrócsoportban elhelyezkedő Kategóriák nevű makrót például a következő eseménytulajdonság beállítása futtatja:

Űrlapkapcsolók.Kategóriák

• Makrócsoportban lévő makró VBA-eljárásból való futtatásához a DoCmd objektum RunMacro metódusát kell használni, a hivatkozásban a fenti szintaxissal.

Makró futtatása másik makróból vagy VBA-eljárásból

Vegye fel a MakróFuttatása műveletet a makróba vagy az eljárásba.

• A MakróFuttatása művelet felvételéhez egy üres műveletsorban kattintson a MakróFuttatása elemre a műveletlistán, és Makrónév argumentumként adja meg a futtatni kívánt makró nevét.
• A MakróFuttatása művelet VBA-eljárásba úgy vehető fel, hogy a DoCmd objektum RunMacro metódusát felveszi az eljárásba, majd megadja a futtatni kívánt makró nevét. A következő RunMacro metódus például a My Macro nevű makrót futtatja:

DoCmd.RunMacro "My Macro"

Makró futtatása űrlapon, jelentésben vagy vezérlőelemen bekövetkező eseményre válaszul

Annak ellenére, hogy ebben a verzióban már közvetlenül az űrlapok, jelentések és vezérlőelemek eseménytulajdonságaiba is ágyazhat makrókat, továbbra is létrehozhat önálló makrókat, és eseményekhez kötheti őket, ahogyan az Access előző verzióiban kellett használni a makrókat.

1. Miután létrehozott egy önálló makrót, nyissa meg az űrlapot vagy jelentést Tervező nézetben vagy Elrendezés nézetben.
2. Nyissa meg az űrlap vagy a jelentés, illetve az űrlap vagy a jelentés egy szakaszának vagy vezérlőelemének tulajdonságlapját.
3. Kattintson az Esemény fülre.
4. Kattintson az makró indítására szolgáló esemény eseménytulajdonságára. A Módosítás esemény makrójának elindításához például kattintson a Módosításra tulajdonságra.
5. Válassza ki az önálló makrót a legördülő listából.
6. Mentse az űrlapot vagy jelentést.

Makró kijavítása lépésenkénti végrehajtással

Ha lépésenként hajt végre egy makrót, végigkövetheti a makróműveletek végrehajtását és az egyes műveletekeredményét, így megtalálhatja a hibát okozó vagy nem a kívánt eredményt adó műveleteket.

1. Kattintson a jobb gombbal a makróra a navigációs ablakban, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.
2. Kattintson a Tervezés lap Eszközök csoportjának Egy lépés gombjára.
3. Kattintson a Futtatás parancsra. Ha a makró új vagy szerkesztésen esett át, a program a futtatás előtt felszólít a makró mentésére.

Megjelenik a Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanel. Ezen a párbeszédpanelen tekintheti meg a makróval és a makróművelettel kapcsolatos információkat és a hibakódot. Ha a Hibakód mezőben nulla található, az azt jelenti, hogy nem történt hiba.

4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:
   • A Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanelen látható művelet végrehajtásához kattintson aLépésenként gombra.
   • A makró megszakításához és a párbeszédpanel bezárásához kattintson a Makrók leállítása gombra.
   • A lépésenkénti végrehajtás befejezéséhez és a makró további részének folyamatos végrehajtásához kattintson a Folytatás gombra.

Megjegyzés

• Ha egy makró futása közben szeretne áttérni a lépésenkénti végrehajtási módba, nyomja le a CTRL+BREAK billentyűkombinációt.
• Ha a makró egy adott pontján szeretné kezdeni a lépésenkénti futtatást, elhelyezheti a makró megfelelő pontján az EgyLépés műveletet. Az EgyLépés makróműveletet az alábbi módon veheti fel a makróba:
  1. Kattintson a jobb gombbal arra a makróműveletre, ahonnan el szeretné kezdeni az egylépéses végrehajtást, majd kattintson a Sor beszúrása parancsra.
  2. Válassza a Művelet lista EgyLépés elemét. Ennek a műveletnek nincsenek műveleti argumentumai.
  3. Mentse a makrót a Gyorselérési eszköztár Mentés gombjával.

Feltéve, hogy a lépésenkénti végrehajtás ki van kapcsolva, amikor a Futtatás parancsot kiadja, a végrehajtás normálisan folyik addig a pontig, ahol elhelyezte az EgyLépés makróműveletet, majd a makró átvált a lépésenkénti végrehajtásra. Egy-egy makróhoz több EgyLépés művelet is hozzáadható. A Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanel Folytatás gombjával kikapcsolhatja a lépésenkénti végrehajtást a következőEgyLépés műveletig.

Ha a makró befejeződésekor be van kapcsolva a lépésenkénti végrehajtás, úgy is marad. Ha egy másik makrót futtat, az Access ismét megjeleníti a Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanelt. Ha ki szeretné kapcsolni a lépésenkénti végrehajtást, kattintson a Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanelFolytatás gombjára vagy a Tervező lap Eszközök csoportjának Egy lépés gombjára, hogy ne legyen kijelölve.

EgyLépés makróművelet

Az EgyLépés műveletet egy makró végrehajtásának szüneteltetésére és a Makró lépésenkénti végrehajtásapárbeszédpanel megnyitására használhatja.

Beállítás

Az EgyLépés műveletnek nincsenek argumentumai.

Megjegyzés

• Az EgyLépés műveletet egy nem megfelelően működő makró hibáinak kijavítására használhatja. Az EgyLépésműveletet egy makró olyan művelete előtt helyezheti fel, amelyet a probléma okozójának gyanít. A művelet szünetelteti a makrót, és megnyitja a Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanelt. Ez a párbeszédpanel információkat jelenít meg az aktuális makróról, például a makró nevét, a megadott feltételeket, a művelet nevét, az argumentumokat és az esetleges hibaszámot. A következő makróra ugráshoz kattintson aLépés gombra, a jelenlegi makró és egyéb futásban lévő makrók leállításához a Makrók leállítása gombra, vagy a Folytatás gombra a lépésenkénti végrehajtás leállításához és a makró normális működésének visszaállításához.
• Az EgyLépés műveletnek hasonló hatása van, mint ha a Makrószerkesztő Tervezés lapjának Eszközökcsoportjában az EgyLépés gombra kattintana. Az a különbség a fentiek és az EgyLépés művelet futtatása között, hogy ezen művelet futtatásával a makróban a műveletet pontosan oda helyezheti, ahol el szeretné indítani a lépésenkénti végrehajtást. Ily módon nem kell a megvizsgálandó művelet előtti többi műveleten lépésenként végighaladni. Másrészt amikor a Makrószerkesztőben az EgyLépés gombra kattint, ezt a makró futtatása előtt kell megtenni. Így a lépésenkénti végrehajtás a makró első műveletével kezdődik.

 MEGJEGYZÉS:   Ha lépésenként halad végig a makrón anélkül, hogy a Folytatás gombra kattintana, a lépésenkénti végrehajtás a makró végeztével is érvényben marad. A későbbiekben futtatott makrók lépésenkénti módban indulnak. A lépésenkénti futtatás kikapcsolásához vagy kattintson a Makró lépésenkénti végrehajtása párbeszédpanel Folytatás gombjára, vagy ha van megnyitott makró, a Tervező nézetben aTervezés panellap Eszközök csoportjának Egy lépés gombjára, hogy ne legyen kijelölve.

Kifejezés létrehozása

Ez a témakör azt ismerteti, hogyan lehet a Microsoft Office Access 2007 alkalmazásban kifejezéseket létrehozni és használni (a kifejezések az Microsoft Office Excel 2007 képleteihez hasonló szerepet töltenek be). Háttér-információkkal szolgál a kifejezésekről – mibenlétükről, arról, hogy miért és hol használják őket. Leírja továbbá azt is, hogyan hozhat létre új kifejezéseket saját kezűleg vagy a Kifejezésszerkesztő nevű eszköz használatával. Megjegyzendő, hogy a jelen témakörben található háttér-információk a kifejezésekre általában vonatkoznak, míg az útmutató lépések csak az Office Access 2007 alkalmazásra.

 MEGJEGYZÉS:   Ha a feltételes kifejezések  – olyan kifejezések, amelyek csak az Ön által megadott feltételnek megfelelő értékeket adják vissza – létrehozásáról szeretne többet megtudni, olvassa el a Feltételes (logikai) kifejezések létrehozása című témakört.

Tartalom

•  Kifejezések – áttekintés
•  Miért használhat kifejezéseket?
•  Hol és hogyan használják a kifejezéseket?
•  A Kifejezésszerkesztő használata kifejezések létrehozására
•  A kifejezések gyakorlati alkalmazása
•  Az operátorok táblázata

Kifejezések – áttekintés

Az Office Access 2007 alkalmazásban használt kifejezések megegyeznek az Office Excel 2007 alkalmazásban használt képletekkel. A kifejezésekben számos lehetséges elem alkalmazható önmagában vagy egymással kombinálva a kívánt eredmény létrehozása végett. Ezek az elemek a következők:

• Azonosítók – táblamezők neve, űrlapok vagy jelentések vezérlőelemeinek neve, vagy e mezők, illetve vezérlőelemek tulajdonságainak neve.
• Operátorok, például + (plusz) vagy - (mínusz).
• Függvények, mint például a SUM vagy az AVG, és az argumentumaik.
• Állandók (konstansok) – nem változó értékek –, például szöveges karakterláncok, vagy olyan számok, amelyek nem egy kifejezés eredményeként állnak elő.

A kifejezéseket használhatja egy számítás elvégzésére, egy mező vagy vezérlőelem értékének lekérésére, a lekérdezési feltételek megadására, szabályok definiálására, számított vezérlőelemek és mezők létrehozására, valamint jelentés csoportszintjének definiálására.

Akkor szokás kifejezést használni, ha az adatokban közvetlenül meg nem található értéket szeretne létrehozni. Szükség lehet például egy rendelés adójának vagy a rendelés végösszegének kiszámítására. Máskor feltételt kell egy lekérdezéshez vagy szűrőhöz adnia – olyan információt, amely meghatározza, hogy mely rekordokat adja vissza a lekérdezés, illetve hogy mely rekordok jelenjenek meg egy szűrő alkalmazásakor. Előfordulhat, hogy be szeretné állítani egy mező vagy egy vezérlőelem alapértelmezett értékét vagy érvényességi szabályát. A fenti esetek mindegyikében kifejezést használ.

A következő táblázatban néhány példakifejezés és jellemző alkalmazásmódja látható:

KIFEJEZÉS	CÉLJA
=[Határidő]-[SzállításDátuma]	A jelentés két szövegmezőjében (Határidő és SzállításDátuma) lévő dátum közötti különbség kiszámítása.
Date( )	Egy Dátum/idő típusú táblamező alapértelmezett értékének beállítása a mai dátumra.
TeljesÁr: CCur([Rendelés részletei].Egységár*[Mennyiség]*(1-[Engedmény])/100)*100	Egy számított mező létrehozása egy lekérdezésben.
Between #2005.01.01.# And #/2005.12.31.#	Egy lekérdezés Dátum/idő mezőjének feltétele.
=[Rendelések segédűrlap].Form!Rendelés részösszege	A Rendelések űrlaphoz tartozó Rendelések segédűrlap nevű segédűrlapon található RendelésekRészösszege vezérlőelem értékének visszaadása.
> 0	Érvényességi szabály beállítása egy táblázat numerikus mezőjére – a felhasználóknak nullánál nagyobb értéket kell megadniuk.

Ahogy az előző példákból látszik, az Access-kifejezés nem csak matematikai számításra, hanem többféle célra is használható. Azt is észreveheti, hogy a mintapéldák különböznek egymástól némely tekintetben. Néhány kifejezés például az = (egyenlőségjel) operátorral kezdődik. Az űrlapokon vagy jelentéseken elhelyezett vezérlőelemek értékének kiszámítása esetén az = operátorral kezdődik a kifejezés. Más példákban nem használják az = operátort. Amikor például egy lekérdezésben, illetve egy mező vagy vezérlőelem Alapértelmezett érték vagyÉrvényességiSzabály tulajdonságában adnak meg kifejezést, nem használják az = operátort, kivéve ha egy tábla Szöveg típusú mezőjéhez adják a kifejezést. Néhány esetben, például amikor lekérdezéshez ad kifejezést, az Access automatikusan eltávolítja az = operátort. A kifejezések szintaxisáról további információk találhatók az Útmutató a kifejezések szintaxisához című témakörben.

A következő szakaszok részletesebben leírják a kifejezések különböző részeit. A szakaszok példái rövid leírással szolgálnak a kifejezések szintaxisáról is.

Azonosítók

Az azonosító egy mező, tulajdonság vagy vezérlőelem neve. Akkor szokás azonosítót használni egy kifejezésben, amikor egy mező, tulajdonság vagy vezérlőelem értékére szeretne hivatkozni. Itt van például a következő kifejezés:=[Határidő]-[SzállításDátuma]. Ez a kifejezés a SzállításDátuma mező vagy vezérlőelem értékét kivonja aHatáridő mező vagy vezérlőelem értékéből. Ebben a kifejezésben mind a Határidő, mind a SzállításDátumaazonosítóként szolgál.

Operátorok

Az Access többféle operátort támogat, köztük az alapvető aritmetikai operátorokat, mint a +, a -, a * (szorzás) és a / (osztás). Használhat továbbá összehasonlító operátorokat értékek összehasonlítására, szövegoperátorokat szövegrészek összefűzésére (egyesítésére), logikai operátorokat igaz vagy hamis értékek meghatározására és más, speciális Access-operátorokat. Az operátorokról további információk találhatók Az operátorok táblázata című szakaszban.

Függvények és argumentumok

A függvények a kifejezésekben használható beépített eljárások. A függvényeket sokféle műveletre használhatja, például értékek számítására, szöveg és dátumok kezelésére, illetve adatok összegzésére. Egy gyakran használt függvény például a Date, amely az aktuális dátumot adja vissza. A Date függvényt sokféleképpen használhatja, például egy olyan kifejezésben, amely beállítja egy táblamező alapértelmezett értékét. Ily módon valahányszor valaki új rekordot hoz létre, a mező alapértelmezett értéke az aktuális dátum lesz.

Néhány függvénynek argumentumokat is meg kell adni. Az argumentum olyan érték, amely bemeneti adattal szolgál a függvénynek. Ha egy függvény több argumentumot igényel, az argumentumokat vesszővel kell elválasztani. Figyelje meg például a Date függvényt a következő példakifejezésben:

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy"):    

Ebben a példában két argumentum szerepel. Elsőként a Date megadja az aktuális dátumot. A második argumentum, amelyet az első vessző választ el tőle, egy karakterlánc, amely közli a Format függvénnyel, hogy hogyan formázza meg a dátumértéket. Vegye észre, hogy a karakterlánc idézőjelbe van téve. Alapszabály, hogy ha szöveget ad meg, tegye idézőjelbe. Ez a kifejezés azt az alapelvet is példázza, amely többször is alkalmazásra kerül a későbbiekben: a függvények argumentumaként gyakran fel tudja használni az egy másik függvény által visszaadott értéket.

Az idézőjelek használatáról és a kifejezések szintaxisáról további információk találhatók az Útmutató a kifejezések szintaxisához című témakörben.

Végül megjegyzendő, hogy az Access sok beépített függvényt tartalmaz. A függvényekkel kapcsolatos információkra a Függvények (kategória szerint rendezve) című témakörben találhat hivatkozásokat.

Állandók (konstansok)

Az állandó olyan névvel ellátott elem, amelynek az Access futása alatt állandó marad az értéke. Leggyakrabban aTrue, False és Null konstanst használják a kifejezésekben.

 MEGJEGYZÉS:   A Microsoft Visual Basic állandói nem használhatók a kifejezésekben szereplő egyéni függvényekben. A Visual Basic alkalmazásnak vannak például a hét napjainak megfelelő állandói: vbSunday felel meg a vasárnapnak, vbMonday a hétfőnek és így tovább. Mindegyik konstansnak van egy numerikus megfelelője: a vbSunday numerikus értéke 1, a vbMonday értéke 2 stb. Ezeket az állandókat nem használhatja a kifejezésből meghívott egyéni függvényekben. Ehelyett a numerikus értékeket kell használnia.

Értékek

Használhat literális értékeket a kifejezésekben, mint például az 1254 számot, vagy az „Adjon meg egy 1 és 10 közötti számot.” karakterláncot. A numerikus értékek lehetnek számjegyek sorozatai, szükség esetén előjellel és tizedesvesszővel. Ha nincs megadva az előjel, az Access pozitív értéket feltételez. Negatív érték esetén használja a mínuszjelet (-). Normálalakot is használhat. Ehhez használja az „E” vagy az „e” betűt és a hatványjelet (például 1,0E-6).

Amikor szöveges karakterláncot használ állandóként, tegye idézőjelbe. Bizonyos körülmények között az Access beírja az idézőjeleket. Amikor például szöveget ír egy kifejezésbe érvényességi szabály megadása vagy lekérdezés feltételének létrehozása végett, az Access automatikusan idézőjelbe teszi a karakterláncot.

Ha például a Párizs szöveget adja meg, az Access a "Párizs" karakterláncot jeleníti meg a kifejezésben. Ha azt szeretné, hogy egy kifejezés már idézőjelbe tett karakterláncot hozzon létre, tegye a beágyazott karakterláncot szimpla idézőjelbe (') vagy három dupla idézőjel (") közé. A következő kifejezések például egyenértékűek:

Forms![Kapcsolatok]![Város].DefaultValue = ' "Párizs" '    

Forms![Kapcsolatok]![Város].DefaultValue = " " "Párizs" " "    

A dátum/idő értékeket kettős kereszt jelek (#) közé kell tenni. A #07.07.03#, a #07.már.07# és a#2007.már.07# mind érvényes dátum/idő típusú érték. Amikor az Access egy # karakterek közé tett érvényes dátum/idő értéket észlel, automatikusan dátum/idő típusúnak tekinti.

Miért használhat kifejezéseket?

Az Access alkalmazásban akkor szokás kifejezéseket használni, ha a következők valamelyikét szeretné tenni:

• Az adatokban közvetlenül nem szereplő értékek kiszámítása. Az értékszámítást végezheti táblamezők, lekérdezések, vagy űrlapon, illetve jelentésen lévő vezérlőelemek számára.
• Az űrlapokon vagy jelentéseken lévő mezők vagy vezérlőelemek alapértelmezett értékének beállítása. Az alapértelmezett értékek akkor jelennek meg, amikor megnyitja a táblát, az űrlapot vagy a jelentést.
• Érvényességi szabályok létrehozása. Az érvényességi szabályok szabják meg, hogy mit írhatnak be és mit nem a felhasználók egy mezőbe vagy vezérlőelembe.
• Lekérdezési feltételek beállítása

A következő ábra az itt leírt helyzetekben használatos néhány általános kifejezést mutat:

A következő példában egy számla egy tételének teljes forintösszegét szeretné kiszámolni. Általában nem tárolják az adatbázisban a tétel összegét, hanem két olyan elemből számítják ki, amelyet célszerű tárolni az adatbázisban – a mennyiségből és az árból. Az érték kiszámolására tehát a következőhöz hasonló kifejezést használhatja:

=CCur([Mennyiség]*[Ár]):    

Ez a kifejezés összeszorozza a mennyiséget az árral, majd a CCur függvénnyel (convert to currency – átalakítás pénznemmé) a Pénznem adattípusra konvertálja az eredményt. A rendelések engedményét is kiszámíthatja hasonlóan.

Létrehozhat egy mezőt is egy lekérdezésben, amely a tételösszeget számolja ki, majd ezt az értéket felhasználja egy űrlapon vagy egy jelentésen. A lekérdezésben ilyen számítás eredményeként előálló oszlopot számított mezőnekhívják.

TeljesÁr: CCur([Rendelés részletei].[Egységár]*[Mennyiség]*(1-[Engedmény])/100)*100:    

A kifejezés a TeljesÁr nevet adja az eredményoszlopnak. Számított mezőt szokás létre hozni, valahányszor két vagy több táblamezőn szeretne számításokat végezni vagy műveleteket végrehajtani. Sok tábla például külön mezőben tárolja a vezetéknevet és az utónevet. Ha egyesíteni szeretné a két mezőt, és egyetlen mezőben megjeleníteni a tartalmukat, hozzon létre számított mezőt egy lekérdezésben. Vannak felhasználók, akik megpróbálják az ilyen típusú számított mezőket közvetlenül táblákban létrehozni, de a táblák alapértelmezés szerint nem támogatják ezt a fajta műveletet – nincs olyan mezőjük vagy tulajdonságuk, amelyhez hozzáadhatná a szükséges kifejezést.

A vezeték- és utóneveket egyesítő számított mező a következőképpen jelenne meg: [Vezetéknév] & " " & [Utónév]. Ebben az esetben az és-jelek egyesítik a Vezetéknév és az Utónév mező értékét egy szóközzel – ezt a dupla idézőjelben álló szóköz jelzi.

A kifejezésekkel megadhatja egy táblában vagy egy űrlapon lévő mező alapértelmezett értékét is. Ha például van egy dátum típusú mező, amelynek az aktuális dátumot szeretné megadni alapértelmezett értékként, beírhatja aDate() kifejezést a mező Alapértelmezett érték tulajdonságmezőjébe.

A kifejezésekkel beállíthat érvényességi szabályt is. Használhat például egy olyan érvényességi szabályt, amely megszabja, hogy a beírt dátum az aktuális dátummal egyező vagy annál későbbi legyen. Ebben az esetben állítsa az Érvényességi szabály tulajdonságmezőben lévő értéket a >= Date() kifejezésre.

Végül kifejezést használhat egy lekérdezés feltételének megadására is. Például ha az egy adott időkereten belül szállított rendelések termékértékesítési adatait szeretné látni, megadhat egy feltételt a dátumtartomány meghatározására, és az Access csak a feltételnek megfelelő sorokat adja vissza:

Between #/2007.01.01.# And #/2007.12.31.#    

Amikor feltételt ad egy lekérdezéshez, majd futtatja a lekérdezést, csak a megadott dátumoknak megfelelő értékeket adja vissza.

Hol és hogyan használják a kifejezéseket?

Az adatbázisokban sok helyen használhat kifejezéseket. A tábláknak, a lekérdezéseknek, a jelentéseknek és a makróknak mind vannak olyan tulajdonságai, amelyekben megadhat kifejezést. Használhat kifejezéseket például a vezérlőelemek Mező vagy kifejezés és Alapértelmezett érték tulajdonságában. Használhat kifejezéseket a táblamezők Érvényességi szabály tulajdonságában is. Amikor VBA-kódot ír egy eseménykezelő eljárás vagy egy modul részeként, gyakran használ olyan kifejezéseket, amelyek hasonlítanak az Access-objektumokban, például táblákban vagy lekérdezésekben használt kifejezésekre.

A kifejezések szintaxisának rövid áttekintése

A kifejezések sok esetben használják a táblákban és lekérdezésekben tárolt adatokat, illetve az űrlapok és jelentések vezérlőelemeiben tárolt adatokat. A kifejezések a táblákban és a lekérdezésekben lévő mezők, illetve vezérlőelemek nevére hivatkoznak, hogy használni tudják ezeket az adatokat. Ha kifejezésekben mező- és vezérlőelemneveket szeretne használni, tegye őket szögletes zárójelbe ([ ]). Ha például egy Egységár nevű mezőt szeretne kifejezésben használni, így írja be: [Egységár]. Ha olyan nevet ad meg, amely nem tartalmaz szóközt vagy speciális karaktert, az Access automatikusan szögletes zárójelbe teszi. Ellenkező esetben Önnek kell megadni a szögletes zárójeleket.

A kifejezések szintaxisáról további információk találhatók az Útmutató a kifejezések szintaxisához című témakörben.

Kifejezések használata az űrlapok és a jelentések vezérlőelemeiben

Egy számított mezőnek úgy adhat nevet, hogy beállítja a Név tulajdonságát. A névnek egyedinek kell lennie az űrlap vagy a jelentés vezérlőelemei között. Különböznie kell továbbá a vezérlőelem kifejezésében használt űrlapok vagy vezérlőelemek nevétől, és célszerű, hogy különbözzön az alapul szolgáló tábla vagy lekérdezés mezőinek nevétől. Akkor használhatja ezt a nevet, amikor az űrlap vagy a jelentés más kifejezéseiben szeretne a vezérlőelem értékére hivatkozni.

A kifejezéseket leggyakrabban a következő helyeken alkalmazzák:

• Űrlap vagy jelentés beviteli mezőjében:    Ez létrehoz egy számított mezőt. Például egy részösszeget szeretne létrehozni, amely egy rendelési űrlap minden tételét összeadja. A részösszeg így festhet az űrlapon:

A részösszeg kiszámítására helyezzen egy beviteli mezőt az űrlapra, és állítsa be a Mező vagy kifejezéstulajdonságát a következő kifejezésre:

=Sum([táblamező]):    

Ebben az esetben a részösszegértékeket tartalmazó mező neve táblamező. Ez a mező lehet egy táblában vagy egy lekérdezésben. A Sum függvény kiszámítja a rekordforrás egy értékhalmazának összegét.

A következő lépések leírják, hogyan adhatja meg a kifejezést a beviteli mezőkben.

Kifejezés megadása a beviteli mezőkben

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.
2. Kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságokparancsra, hogy megjelenjen a vezérlőelem tulajdonságlapja.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

3. A tulajdonságlap Adat vagy Összes lapján kattintson a beviteli mező Mező vagy kifejezéstulajdonságára, és írjon be egy = operátort, majd a kifejezés további részét. A fent bemutatott részösszeg kiszámításához például ezt kell beírnia: =Sum([táblamező]) a táblamező helyére az adott mező nevét írva.

vagy

Ha a Kifejezésszerkesztő segédprogrammal szeretne kifejezést létrehozni, kattintson a tulajdonságmező mellettiSzerkesztés gombra.

A tulajdonságlap a következő ábrához hasonló lesz:

4. Zárja be a tulajdonságlapot, és mentse a változtatásokat.

Kifejezés használata a lekérdezési feltételekben

A lekérdezések feltételének megadására kifejezést szokás használni. Az Access ezután csak azokat a sorokat adja vissza, amelyek megfelelnek a feltételnek. A feltétel megadásához az alábbi kifejezést írja a lekérdezés Dátum/idő oszlopának Feltétel cellájába. Ez a példa a SzállításDátuma nevű Dátum/idő mezőt használja. Dátumtartományt a következő feltétellel adhat meg:

Between #2004.01.01.# And #2004.12.31.#:    

A SzállításDátuma oszlop a következő ábrához hasonló lesz:

A kifejezés azt állapítja meg, hogy a RendelésDátuma oszlop értékei a megadott dátumtartományba esnek-e. Vegye észre, hogy a dátumokat kettős kereszt jelek (#) közé kell tenni. Az Access a kettős kereszt jelek közötti értéket Dátum/idő típusúnak tekinti. Kezdő felhasználók esetleg nem tudják, hogy azért kell az értékeket dátum/idő adatként kezelni, hogy számításokat lehessen végezni velük.

A dátum/idő adatok használatáról további információkat a Dátum- és időértékek megadása és a Dátumértékeket tároló mező beszúrása, létrehozása vagy törlése című témakörben találhat.

A feltétel megadása a lekérdezés tervezőrácsában

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a lekérdezésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Kattintson annak az oszlopnak a Feltétel cellájába, amelyikhez feltételt szeretne adni.
3. Írja be a kívánt feltételkifejezést.

vagy

A Tervezés lap Lekérdezések beállítása csoportjában kattintson a Szerkesztő gombra, hogy elinduljon aKifejezésszerkesztő, majd állítsa össze a kívánt feltételt.

 MEGJEGYZÉS:   A kifejezést ne előzze meg egyenlőségjel (=).

Ha nagyobb területet szeretne használni a kifejezés beírására, a SHIFT+F2 billentyűkombináció lenyomásával nyissa meg a Nagyítás párbeszédpanelt.

Kifejezések használata a lekérdezések számított mezőinek létrehozására

A lekérdezések számított mezőinek létrehozására is kifejezést szokás használni. Például egy lekérdezés részeként meg szeretné jeleníteni egy rendelés szállítási évét. A számított mező létrehozásához helyezze a következő kifejezést a lekérdezés Mező sorának egy üres cellájába:

SzállításiÉv: Format([SzállításiDátum],"yyyy"):    

Ebben az esetben a kifejezés a Format függvényt használja arra, hogy kinyerje az évet a SzállításDátuma nevű mező értékéből. A Format függvény ezután négy számjegyűre formázza az évszámot. Az, hogy a kifejezés aSzállításDátuma: karakterlánccal kezdődik, azt jelenti, hogy az eredményoszlop neve SzállításDátuma lesz.

Számított mező megadása Lekérdezéstervező nézetben

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a lekérdezésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Kattintson annak az oszlopnak a Mező cellájára, amelyben létre szeretné hozni a számított mezőt.
3. Írja be a kívánt kifejezést.

vagy

A Tervezés lap Lekérdezések beállítása csoportjában kattintson a Szerkesztő gombra, hogy elinduljon aKifejezésszerkesztő, majd állítsa össze a kívánt feltételt.

 MEGJEGYZÉS:   Ne az = operátorral kezdje a feltételkifejezést, hanem egy névvel, amelyet kettőspont követ. ATeljesÁr nevű számított mezőt létrehozó kifejezést például a TeljesÁr: karakterlánccal kezdje.

Kifejezések használata táblamezők Érvényességi szabály tulajdonságában

Táblamező Érvényességi szabály tulajdonságában is jól alkalmazhatók a kifejezések. Például ha van egy Készlet nevű tábla, benne egy Készlet nevű mező, és be szeretne állítani egy szabályt, amely arra kényszeríti a felhasználókat, hogy nullánál nagyobb vagy egyenlő értéket adjanak meg. Más szóval a készlet sosem lehet negatív szám. Ezt megteheti a következő ábrán látható kifejezés használatával:

Táblamezőre vonatkozó érvényességi szabály megadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a táblára, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. A Mezőnév oszlopban kattintson a megváltoztatni kívánt mezőre.
3. Az Általános lapon kattintson az Érvényességi szabály tulajdonságmezőre.
4. Írja be a kívánt kifejezést.

vagy

Kattintson a tulajdonságmezőtől jobbra lévő Szerkesztés gombra a Kifejezésszerkesztő elindításához, és állítsa össze a kifejezést.

vagy

A Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintson a Szerkesztő gombra, hogy elinduljon a Kifejezésszerkesztő.

 MEGJEGYZÉS:   Amikor érvényességi szabályt hoz létre, ne előzze meg a kifejezést az = operátor.

Érvényességi szabályok használata esetén nem szabad szem elől téveszteni azt a fő szempontot, hogy az elfogadható értékek esetében kell Igaz értéket adniuk eredményül. Ezért ebben a példában a [Készlet] értéke >=0 kell, hogy legyen. Ellenkező esetben az Access az Érvényesítő szöveg tulajdonságmezőben látható szöveget jeleníti meg. Ha nem adott meg szöveget az Érvényesítő szöveg tulajdonságmezőben, az Access a saját üzenetét jeleníti meg annak jelzésére, hogy a megadott értéket nem engedélyezi a mező érvényességi szabálya.

Az érvényesítő szöveg létrehozásával kapcsolatban bővebb tájékoztatás található az Adatérvényesítést segítő érvényesítési szabályok megadása című témakörben.

Kifejezések használata a vezérlőelemek Érvényességi szabály tulajdonságában

Beállíthatja a vezérlőelemek Érvényességi szabály tulajdonságát is. Például egy űrlapot használ egy jelentés dátumtartományának megadására, és biztos szeretne lenni abban, hogy a kezdő dátum nem 2004.01.01. előtti. Állítsa a következőre annak a beviteli mezőnek az Érvényességi szabály és Érvényesítési Szövegtulajdonságát, amelyben megadja a dátumtartományt:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
ÉrvényességiSzabály	>=#2004.01.01.#
ÉrvényesítésiSzöveg	Nem adhat meg 2004. január 1-jénél korábbi dátumot.

Ha 2004. január 1-jénél korábbi dátumot próbál megadni, megjelenik egy üzenet. Miután az OK gombra kattint, az Access visszajuttatja a beviteli mezőhöz.

Vezérlőelemre vonatkozó érvényességi szabály megadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

Ha már megnyitotta az űrlapot vagy a jelentést, kattintson a jobb gombbal a dokumentumfülre, és kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

A Kezdőlap lap Nézet csoportjában kattintson a Nézet gombra a rendelkezésre álló nézetek közötti váltáshoz. A kívánt nézetet a Nézet lehetőség alatti nyílra kattintva megjelenő menüből is kiválaszthatja.

2. Kattintson a jobb gombbal arra a vezérlőelemre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson aTulajdonságok elemre.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

Az Access megjeleníti a vezérlőelem tulajdonságlapját.

3. Kattintson az Összes lapra, majd az Érvényességi szabály tulajdonságmezőre.
4. Írja be a kifejezést, vagy ha a Kifejezésszerkesztő segédprogrammal szeretne kifejezést létrehozni, kattintson a tulajdonságmező melletti Szerkesztés gombra.

 MEGJEGYZÉS:   Érvényességi szabály létrehozása esetén ne előzze meg a kifejezést az = operátor.

5. Ha szeretné, változtassa meg az Érvényesítő szöveg tulajdonságot.
6. Zárja be a tulajdonságlapot, és mentse a változtatásokat.

Ha olyan értéket ad meg, amelyet az érvényességi szabály nem engedélyez, az ESC billentyű megnyomásával visszaállíthatja az eredeti vagy az alapértelmezett értéket, amíg az egérmutató a vezérlőelemen belül van. Ezután megadhat egy, az érvényességi szabálynak megfelelő értéket.

Ha a vezérlőelem Mező vagy kifejezés tulajdonsága egy táblamező, általában célszerű a mező Érvényességi szabály tulajdonságát is beállítani a vezérlőelemén kívül. A szabály így mindig érvénybe lép, bármelyik űrlap vagy lekérdezés módosítsa is a mezőt.

Az érvényesítő szöveg létrehozásával kapcsolatban bővebb tájékoztatás található az Adatérvényesítést segítő érvényesítési szabályok megadása című témakörben.

Kifejezések használata a táblamezők alapértelmezett értékének beállítására

Kifejezésekkel tárolhatja a táblamezők alapértelmezett értékét. Például ha új rekord hozzáadásakor automatikusan szeretné a dátumot és az időt hozzáadni a RendelésiDátum nevű mezőhöz, a következőhöz hasonló kifejezést használhat:

A kifejezés a Now függvényt használja arra, hogy beszúrja a dátumot és az időt a RendelésiDátum mezőbe.

A táblamezők alapértelmezett értékének megadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a táblára, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. A Mezőnév oszlopban kattintson a megváltoztatni kívánt mezőre.
3. Az Általános lapon kattintson az Alapértelmezett érték tulajdonságmezőre.
4. Írja be a kifejezést, vagy ha a Kifejezésszerkesztő segédprogrammal szeretne kifejezést létrehozni, kattintson a tulajdonságmező melletti Szerkesztés gombra.

Ha egy vezérlőelemet egy táblamezőhöz köt, és a vezérlőelemnek, illetve a mezőnek van alapértelmezett értéke, a vezérlőelem alapértelmezett értéke az elsőbbrendű.

Az alapértelmezett értékek beállításáról további információk a Mezők és vezérlőelemek alapértelmezett értékének beállítása című témakörben találhatók.

Kifejezések használata vezérlőelemek alapértelmezett értékének beállítására

A kifejezések másik gyakori felhasználási területe egy vezérlőelem Alapértelmezett érték tulajdonsága. Egy vezérlőelem Alapértelmezett érték tulajdonsága hasonlóan működik, mint egy táblamező Alapértelmezett érték tulajdonsága. Ha például a RendelésiDátum nevű beviteli mezőnek szeretné az aktuális dátumot megadni alapértelmezett értékként, a következő kifejezést használja:

Ez a kifejezés a Date függvényt használja az időt nem tartalmazó aktuális dátum visszaadására. Ha a beviteli mezőt egy táblamezőhöz köti, és a mezőnek van alapértelmezett értéke, a vezérlőelem alapértelmezett értéke az elsőbbrendű. Sokszor célszerűbb a mező Alapértelmezett érték tulajdonságát beállítani, mivel az alapértelmezett érték mindig érvénybe lép a vezérlőelemek esetében, hacsak maga a vezérlőelem felül nem írja.

A vezérlőelemek alapértelmezett értékének megadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

Ha már megnyitotta az űrlapot vagy a jelentést, kattintson a jobb gombbal a dokumentumfülre, és kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

A Kezdőlap lap Nézet csoportjában kattintson a Nézet gombra a rendelkezésre álló nézetek közötti váltáshoz. A kívánt nézetet a Nézet lehetőség alatti nyílra kattintva megjelenő menüből is kiválaszthatja.

2. Kattintson a jobb gombbal arra a vezérlőelemre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson aTulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

Az Access megjeleníti a vezérlőelem tulajdonságlapját.

3. Kattintson az Összes fülre és az Alapértelmezett érték tulajdonságmezőre.
4. Írja be a kifejezést, vagy ha a Kifejezésszerkesztő segédprogrammal szeretné a kifejezést létrehozni, kattintson a tulajdonságmező melletti Szerkesztés gombra.
5. Zárja be a tulajdonságlapot.

Az alapértelmezett értékek beállításáról további információk a Mezők és vezérlőelemek alapértelmezett értékének beállítása című témakörben találhatók.

Kifejezések használata makróműveletek végrehajtására

Előfordulhat, hogy csak egy bizonyos feltétel teljesülése esetén szeretné végrehajtani a makró egy műveletét vagy műveletsorát. Például egy makróműveletet csak akkor szeretne, hogy fusson, amikor 10 egy beviteli mező értéke. Ehhez egy kifejezéssel adja meg a feltételt a makró Feltétel oszlopában.

Ebben a példában legyen a beviteli mező neve „Tételek”.

Makróműveletre vonatkozó feltétel megadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a makróra, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Ha meg szeretné jeleníteni a Feltétel oszlopot a makrótervezőben, kattintson a Tervezés lapMegjelenítés/elrejtés csoportjában a Feltétel elemre.
3. A Feltétel oszlopban kattintson a módosítani kívánt makró melletti üres cellára, majd adja meg a feltételes kifejezést.
4. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a makrót.

Ahogy az Érvényességi szabály tulajdonság esetében, a Feltétel oszlop kifejezésének itt is Igaz vagy Hamisértéket kell adnia eredményül. A makróművelet csak akkor fut, ha a feltétel Igaz.

A makrók létrehozásával kapcsolatban további információk Az Access 2007 makrók használatának alapjai és aMakró létrehozása című témakörben találhatók.

Kifejezések használata a jelentések adatainak csoportosítására és rendezésére.

A Csoportosítás, rendezés és összeg területet egy jelentés adatai csoportszintjeinek és rendezési szabályainak definiálására használják. A panel az Access korábbi verzióiban található Rendezés és csoportosításpárbeszédpanelt váltotta fel. Csak akkor jelenítheti meg és használhatja a panelt, amikor megnyit egy jelentést Tervező nézetben – a terület ugyanabban az ablakban jelenik meg, mint a jelentés.

Az alábbi ábra ezt a területet mutatja az első megnyitása alkalmával:

Az Access kezdő felhasználói esetleg nem tudják, hogy a csoportosítás az ismétlődő értékeket tartalmazó oszlopok egyesítésének folyamata. A következő példában egy adatbázis különböző városok irodáinak értékesítési adatait tartalmazza. Az egyik leggyakoribb jelentés az ilyen típusú adatbázisokban a „Városonkénti értékesítések”, és a jelentés adatait szolgáló lekérdezés a városok alapján csoportosítja az adatokat. A csoportosítás könnyebben olvashatóvá és értelmezhetővé teheti az információkat.

Ezzel szemben a rendezés folyamata rendet teremt a lekérdezés által visszaadott sorokban (rekordokban). A rekordokat rendezheti például az elsődlegeskulcs-értékeik alapján (vagy egy másik mező értékhalmaza alapján), növekvő vagy csökkenő sorrendben, vagy rendezheti egy vagy két karakter alapján (például) betűrendben. A továbbiakban ne feledje, hogy az Access alkalmazásban a lekérdezések alapértelmezés szerint a lehető leggyorsabban adják vissza a rekordokat. Amikor először hoz létre lekérdezést, az Access lehet, hogy értelmesen adja vissza az adatait, például az elsődlegeskulcs-értékek sorozata alapján. Ahogy azonban a felhasználók változtatnak az adatokon, új sorokat adnak hozzá vagy régieket törölnek, az Access lehet, hogy másképp fogja visszaadni az adatait, mert az az új sorrend gyorsabb. Akkor szokás rendezést használni, amikor azt szeretné, hogy a lekérdezések az adatok változásától függetlenül ugyanabban a sorrendben adják vissza az adatokat.

A szövegek egyesítéséről további információk a Szövegrészek egyesítése című szakaszban találhatók.

A jelentések adatainak csoportosítása és rendezése

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

Ha már megnyitotta a jelentést, kattintson a jobb gombbal a dokumentumfülre, és kattintson a helyi menüTervező nézet parancsára.

vagy

A Kezdőlap lap Nézet csoportjában kattintson a Nézet gombra a rendelkezésre álló nézetek közötti váltáshoz. A kívánt nézetet a Nézet lehetőség alatti nyílra kattintva megjelenő menüből is kiválaszthatja.

2.  Kattintson a Tervezés lap Csoportosítás és összesítés csoportjában a Csoportosítás és rendezésgombra.

A munkaterület alján megjelenik a Csoportosítás, rendezés és összeg terület.

3. Kattintson a Csoport hozzáadása gombra, ha egy csoportszintet szeretne a jelentéshez adni.

vagy

Kattintson a Rendezés hozzáadása elemre, ha egy rendezési sorrendet szeretne a jelentéshez adni.

Egy új csoport vagy rendezési sorrend jelenik meg a területen, továbbá azoknak a mezőknek a listája, amelyek adatot szolgáltatnak a jelentésnek. Az alábbi ábra egy tipikus új csoportot és rendezési sorrendet mutat, és egy ablakot, amelyben a rendelkezésre álló mezők láthatók:

4. A rendelkezésre álló mezőket tartalmazó ablakban kattintson a kifejezés szövegre a Kifejezésszerkesztő elindításához.
5. Írja be a kifejezést a Kifejezésszerkesztő kifejezésmezőjébe (a felső mezőbe). A kifejezést az egyenlőségjel (=) operátorral kell kezdeni.

Kifejezés hozzáadása egy meglévő csoporthoz vagy rendezéshez

1. Az előző szakasz 1. lépése szerint nyissa meg a jelentést a Tervező nézetben.
2. Kattintson a megváltoztatni kívánt csoportra vagy rendezésre.
3. Kattintson a Csoportosítás (csoportszintek esetén) vagy a Rendezés (rendezési sorrendek esetén) szöveg melletti lefelé mutató nyílra.

Megjelenik egy ablak, amely a rendelkezésre álló mezőket tartalmazza.

4. A mezőket tartalmazó ablak alján kattintson a kifejezés szövegre a Kifejezésszerkesztő elindításához.
5. Írja be a kifejezést a Kifejezésszerkesztő kifejezésmezőjébe. A kifejezést az egyenlőségjel (=) operátorral kell kezdeni.

A Kifejezésszerkesztő használatáról további tájékoztatás olvasható a következő szakaszban.

A csoportosításnak és rendezésnek a jelentésekben történő használatáról további információk találhatók aCsoportosított és összegző jelentések készítése című témakörben.

Kifejezések létrehozása a Kifejezésszerkesztővel

A Kifejezésszerkesztő a kifejezések létrehozásában lehet a segítségére. A Kifejezésszerkesztőben könnyen elérhető az adatbázisok mezőinek és vezérlőelemeinek a neve, valamint a kifejezések írása során felhasználható számos beépített függvény. Úgy is tekinthet a Kifejezésszerkesztőre, mint egy olyan módszerre, amely lehetőséget nyújt a nehezen megjegyezhető dolgok megkeresésére és beszúrására; ilyenek például az azonosítónevek (például a mezők, a táblák, az űrlapok és a lekérdezések) és a függvénynevek, illetve az argumentumok.

A Kifejezésszerkesztőt használhatja teljesen új kifejezés létrehozására, vagy használhat előre elkészített kifejezéseket az oldalszámok, az aktuális dátum, illetve az aktuális dátum és idő megjelenítésére.

A Kifejezésszerkesztőt a legtöbb olyan helyen elindíthatja, ahová manuálisan írhat be kifejezéseket, például a vezérlőelemek Mező vagy kifejezés tulajdonságában vagy egy táblamező Érvényességi szabálytulajdonságában. Ha valahol Szerkesztés ( ) gombot lát, akkor rákattintva elindíthatja a Kifejezésszerkesztőt.

Az alábbi ábra és az utána következő szöveg a Kifejezésszerkesztőt mutatja be:

 Kifejezésmező

A szerkesztő felső részén a kifejezésmező látható, ebben lehet szerkeszteni a kifejezést. A kifejezést megadhatja manuálisan a mezőben, vagy választhat elemeket a Kifejezésszerkesztő alsó részén található három oszlopból, és hozzáadhatja őket a kifejezésmezőhöz. Ha hozzá szeretne adni egy elemet, kattintson rá duplán, vagy jelölje ki az egyik oszlopból, és kattintson a Beillesztés gombra.

 Operátorgombok

A Kifejezésszerkesztő középső részén a gyakori aritmetikai és logikai operátoroknak a kifejezésbe való beszúrására szolgáló gombok láthatók. Ha szeretne egy operátort beilleszteni a kifejezésmezőbe, kattintson a megfelelő gombra. Ha a kifejezésekben használható operátorok egy hosszabb listáját szeretné megjeleníteni, kattintson a bal alsó sarokban lévő Operátorok mappára, majd a középső oszlopban kattintson a kívánt kategóriára. A jobb oldali oszlop a választott kategória összes operátorát megjeleníti. Egy operátor beszúrásához kattintson duplán az operátorra, vagy jelölje ki, és kattintson a Beillesztés gombra.

 Kifejezéselemek

Az alsó rész három oszlopot tartalmaz:

• A bal oldali oszlop az adatbázisban található táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket listázó mappákat jeleníti meg, továbbá a rendelkezésre álló beépített függvényeket és felhasználói függvényeket, állandókat, operátorokat és gyakori kifejezéseket.
• A középső oszlop a bal oldali oszlopban kijelölt mappa speciális elemeit vagy elemkategóriáit sorolja fel. Ha például a Beépített függvények mappára kattint a bal oldali oszlopban, a középső oszlopban a függvénykategóriák jelennek meg.
• A jobb oldali oszlop a bal oldali és a középső oszlopban kijelölt elemek esetleges értékeit jeleníti meg. Ha például a Beépített függvények mappára kattint a bal oldali oszlopban, majd egy függvénykategóriára a középsőben, a jobb oldali oszlop listázza a kijelölt kategória beépített függvényeit.

A kifejezés úgy épül fel, hogy a kifejezésmezőbe beírja a szöveget, a Kifejezésszerkesztő más területeiről pedig elemeket illeszt be. A bal alsó oszlopra kattinthat például, ha meg szeretné nézni, hogy milyen objektumok, függvények, állandók, operátorok és általános kifejezések találhatók az adatbázisban. Amikor a bal oldali oszlop egy elemére kattint, a többi oszlop megfelelően változik. Ha például egy tábla nevére kattint a bal oldali oszlopban, a középső oszlop listázza a tábla mezőit. Ha a Függvények mappára, majd a Beépített függvények mappára kattint, a középső oszlop az összes függvénykategóriát listázza, a jobb oldali oszlop pedig a kategóriákban található függvényeket jeleníti meg. Ha duplán kattint egy függvényre, hogy beillessze, a függvény és a szükséges argumentumait jelző szöveg helyőrző szövegként megjelenik a kifejezésmezőben. Ezután helyettesítheti ezt a szöveget az argumentumértékekkel.

Amikor egy azonosítót (egy táblamező- vagy egy vezérlőelemnevet) illeszt a kifejezésbe, a Kifejezésszerkesztő csak az aktuális szövegkörnyezetben szükséges részeit szúrja be az azonosítónak. Ha például egy Vevők nevű űrlap tulajdonságlapjáról indítja el a Kifejezésszerkesztőt, majd a kifejezésbe az űrlap Visible tulajdonságához illeszt be azonosítót, a Kifejezésszerkesztő csak a Visible tulajdonságnevet illeszti be. Ha a kifejezést az űrlap környezetén kívül szeretné használni, a teljes azonosítót meg kell adnia: Forms![Vevők].Visible.

A Kifejezésszerkesztő elindítása egy táblában, egy űrlapon vagy egy jelentésen

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a táblára, űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Amikor megnyit egy táblát, a Mezőnév oszlopban kattintson a módosítani kívánt mezőre, majd az Általánoslapon kattintson arra a tulajdonságra, amely a kifejezést fogja tartalmazni, és kattintson a tulajdonság mellettiSzerkesztés gombra.

vagy

Amikor megnyit egy űrlapot vagy egy jelentést, kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt vezérlőelemre, majd a Tulajdonságok elemre, keresse meg azt a tulajdonságot, amelyik a kifejezést fogja tartalmazni, majd kattintson a tulajdonság neve melletti Szerkesztés gombra.

A Kifejezésszerkesztő elindítása egy lekérdezésben

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a lekérdezésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

vagy

Ha meg van nyitva a lekérdezés, kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumlapjára, és kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.

2. Kattintson arra a cellára a tervezőrácsban, amelyik a kifejezést fogja tartalmazni. Kattintson például annak az oszlopnak a Feltétel cellájára, ahol feltételt szeretne megadni, vagy kattintson annak az oszlopnak a Mezőcellájára, amelyikben számított mezőt szeretne létrehozni.
3. A Tervezés lap Lekérdezések beállítása csoportjában kattintson a Szerkesztő gombra.

A kifejezések létrehozásáról az Útmutató a kifejezések szintaxisához című témakörben találhatók további információk, köztük példakifejezések és a kifejezések szintaxisa.

A kifejezések gyakorlati alkalmazása

Ebben a részben találhat néhányat azon módszerek közül, amelyekkel a kifejezéseket problémamegoldásra, vagy az űrlapok, jelentések és táblák adatainak kiszámolására használhat.

Új rekord „megbélyegzése” az aktuális dátummal és idővel

Vannak táblák, amelyekben nyilván kell tartania a rekordok hozzáadásának dátumát, vagy dátumát és idejét („időbélyeggel” kell őket ellátnia). Ha azt szeretné, hogy az Access automatikusan kitöltse ezeket az értékeket ön helyett, hozzon létre egy Dátum/idő típusú mezőt, és állítsa az Alapértelmezett érték tulajdonságát Date()vagy Now() értékre. A Date függvény az aktuális dátumot adja vissza a számítógép rendszerórájában tárolt értéknek megfelelően. A Now függvény az aktuális dátumot és időt adja vissza.

A következő lépésekben megtalálja, hogyan adjon egy új mezőt egy táblához, állítsa az adattípusát Dátum/idő típusúra, majd adjon a Now vagy a Date függvényt a mezőhöz.

Dátum/idő mező hozzáadása és időbélyeggel való ellátása

1. A navigációs ablakban kattintson duplán a módosítani kívánt táblára.

Az Access megnyitja a táblát Adatlap nézetben.

2. Kattintson a tábla végén az első üres oszlopra. Ha nem találja az üres oszlopot, keresse az Új mező hozzáadása szöveget az oszlopfejlécben.
3. Kattintson duplán az oszlopfejben, majd adjon egy nevet a mezőnek, amely lehet például Hozzáadott dátum, majd nyomja le az ENTER billentyűt.

vagy

Kattintson a jobb gombbal az oszlopra, kattintson az Oszlop átnevezése parancsra, írja be a mező nevét, majd nyomja le az ENTER billentyűt.

4. Az Adatlap lap Adattípus és formázás csoportjában kattintson az Adattípus lista melletti legördülő nyílra, és válassza a Dátum/Idő típust.
5. Mentse a változtatásokat, hagyja nyitva a táblát, és folytassa a következő lépésekkel.

Dátumkifejezés hozzáadása a Dátum/idő típusú mezőkhöz

1. Kattintson a jobb gombbal a tábla dokumentumlapjára, majd kattintson a helyi menü Tervező nézetparancsára.
2. A Mezőnév oszlopban kattintson az új mezőre.
3. Az Általános lapon kattintson az Alapértelmezett érték tulajdonságmezőbe.
4. Írja be a Now() vagy a Date() kifejezést.
5. Kattintson a Dátumválasztó megjelenítése tulajdonságmezőre, és állítsa az értékét Soha értékre.
6. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a táblát.

Ha ezután új rekordot ad a táblához, az Access automatikusan beilleszti a dátumot, illetve a dátumot és az időt a Hozzáadott dátum mezőbe.

Szövegrészek egyesítése

Két vagy több szövegmező értéknek egyesítésére az és (&) operátort használhatja. Például ha van egy Alkalmazottak nevű űrlap, az alkalmazottak vezeték- és utónevét külön mezőben adja meg, de meg szeretné jeleníteni az alkalmazottak teljes nevét az űrlapfejben.

A teljes név megjelenítésére a következő kifejezést használhatja:

=[Vezetéknév] & " " & [Utónév]:    

A kifejezés az & operátort használja a Vezetéknév és az Utónév mezőkben lévő érték egyesítésére. A kifejezés egy dupla idézőjelbe tett szóközt is tartalmaz, hogy a vezetéknév és az utónév közé egy szóköz kerüljön. Ne feledje, hogy a mezőnevek és az & operátorok közötti szóközök nem befolyásolják az adatok megjelenését (csupán olvashatóbbá teszik a kifejezést). Ha szeretne a mezők közé például szóközt, írásjelet vagy literális szöveget beszúrni, idézőjelbe kell tennie az értéket.

Egy másik példa: a következő kifejezés használatával vesszővel elválasztva jelenítheti meg a vezetékneveket és az utóneveket.

=[Vezetéknév] & ", " & [Utónév]:    

Ebben az esetben az idézőjelbe tett érték egy vesszőt és egy szóközt szúr a nevek közé.

Ebben a részben az az alapfeltételezés, hogy rendelkezésére áll egy űrlap és egy tábla, benne a Vezetéknév és az Utónév mező. Ha ez mégsem lenne így, módosíthatja a lépések során használt kifejezést, hogy megfeleljen a konkrét adatoknak.

A teljes nevet megjelenítő kifejezést tartalmazó beviteli mező hozzáadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Hozza létre a beviteli mezőt az űrlapon vagy a jelentésen az egér húzásával.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd a Tulajdonságok elemre.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Adat lapra.
6. A Mező vagy kifejezés tulajdonságmező értékét állítsa a következőre: =[Vezetéknév] & " " & [Utónév]. Ezután nyomja le a TAB billentyűt.
7. Zárja be a tulajdonságlapot, és mentse a változtatásokat.

Néha megpróbálhat egyesíteni olyan rekordokat, amelyeknek valamelyik mezőjében nem található érték. A hiányzó értéket null értéknek hívják. Amikor az & operátort használja, és egy mezőben nincs érték, az Access egy nulla hosszúságú karakterláncot ad vissza annál a mezőnél. Ha például egy alkalmazott rekordjában csak Utónév található, akkor az előző példa kifejezése egy nulla hosszúságú karakterláncot ad vissza a Vezetéknév mező helyett, majd egy szóközt és az Utónév mező értékét.

Amikor értékeket egyesít, előfordulhat, hogy csak akkor szeretne értéket, például vesszőt beszúrni, ha található érték egy adott mezőben. Ehhez használja a + operátort az & operátor helyett.

Például van egy Vevők nevű tábla, és egy másik, amely a Város, a Terület és az Irányítószám mezőt tartalmazza. Szeretné egyesíteni ezeket a mezőket egy jelentés elkészítése során, és lehet, hogy néhány rekord Terület mezőjében nem található érték. Ilyenkor az & operátor használata egy nem kívánt vesszőt eredményez az irányítószám előtt.

A nem kívánt vessző eltüntetésére a plusz (+) operátort használhatja, ahogyan a következő példakifejezésben is látható:

=([Város] & (", " + [Terület]) & " " & [Irányítószám]):    

A + operátor ugyanúgy egyesíti a szövegrészeket, mint az & operátor. A + operátor azonban támogatja aNullterjesztés nevű funkciót is. Ez azt jelenti, hogy ha egy kifejezés valamelyik összetevője null értékű, a teljes kifejezés null értékű lesz. Vegye szemügyre az előző példa (", " + [Terület]) részét. Mivel a + operátort használja, a zárójelen belüli érték csak akkor fog vesszőt tartalmazni, ha van érték a Terület mezőben. Ha nem létezik, érvénybe lép a nullterjesztés, és a teljes zárójeles kifejezés értéke null lesz, így „rejtve el” a vesszőt.

Számított vezérlőelemek létrehozása számtani műveletek elvégzésére

A kifejezéseket használhatja két vagy több mező, illetve vezérlőelem értékének összeadására, kivonására, szorzására és osztására. Például ha rögzíti egy vevő rendelésének a határidejét és szállítási idejét, kiszámolhatja, hogy hány nappal korábban vagy később teljesítettek egy rendelést, ha a SzállításDátuma mező értékét kivonja a Határidő mező értékéből. Ezt azért teheti meg, mert az Access képes számtani műveleteket végrehajtani dátumokon.

A dátumszámítások eredményét intervallumnak hívják. Ez az érték tartalmaz egy napok összetevőt a tizedesvessző bal oldalán, és egy idő összetevőt a jobb oldalán. Ha a visszaadott érték egy pozitív szám, akkor tudható, hány nappal korábban teljesítették a rendelést. Ha az érték negatív, akkor pedig látható, mennyit késett a rendelés. Ha az érték 0, akkor a rendelést időben szállították.

A rész lépései feltételezik, hogy rendelkezésre áll egy űrlap, és hogy az űrlap a rendeléseket tartalmazó táblához van kötve. A Rendelések tábla tartalmazza a Határidő és a SzállításDátuma mezőt. A következő lépések során módosíthatja a kifejezést, hogy működjön a konkrét adatokkal.

Olyan beviteli mező hozzáadása, amelynek a kifejezése azt számolja ki, hány nappal korábban vagy később teljesítettek egy megrendelést

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Hozza létre a beviteli mezőt az űrlapon vagy a jelentésen az egér húzásával.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Adat lapra.
6. A Mező vagy kifejezés tulajdonságmezőbe írja be a =[Határidő]-[SzállításDátuma] kifejezést, és nyomja le a TAB billentyűt.

 MEGJEGYZÉS:   Ne felejtse el a Határidő és a SzállításDátuma azonosítót az adott táblamezők nevével helyettesíteni.

7. Mentse a változtatásokat, majd zárja be az adatlapot.

Amikor a +, –, *, / vagy \ operátort használja két értékkel való számolásra, és az egyik érték null (vagyis nem adtak meg értéket), a kifejezés kiértékelésének eredménye null lesz. Ha például az előző kifejezés egyik dátuma null, az egész kifejezés értéke null lesz. A jelentéseken ez üres helyet eredményez. Ha szeretné a null értéket 0-val helyettesíteni, használhatja az Nz függvényt arra, hogy a null értéket 0-ra konvertálja. Például:

=Nz([Határidő]-[SzállításDátuma],0)    

 MEGJEGYZÉS:   Beállíthatja úgy is a táblamezőinket, hogy a felhasználók ne adhassanak meg null értéket. A tábla tervezésekor állítsa a mező Kötelező tulajdonságát Igen értékre. A mező Alapértelmezett érték tulajdonságát is nem nulla értékre célszerű állítani.

Értékek megadása két vezérlőelemben

Gyakran szükség van arra, hogy két vezérlőelemben adjon meg értékeket. Egy rendelés teljes összegének kiszámításához például a Részösszeg és a Szállítási költség vezérlőelemben ad meg értéket, amely az alábbi ábrán is látható:

A következőkben az az alapfeltételezés, hogy van egy űrlap, rajta két, numerikus adatokat tartalmazó vezérlőelemmel. A vezérlőelemek neve Részösszeg és Szállítási költség. Módosíthatja a vezérlőelemneveket a következő kifejezésben, hogy működjön a konkrét adatokkal.

Összeget kiszámoló kifejezést tartalmazó beviteli mező hozzáadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Hozza létre a beviteli mezőt az űrlapon vagy a jelentésen az egér húzásával.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Összes lapra.
6. Az alábbi táblázat szerint állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	Összeg
Mező vagy kifejezés	= [Részösszeg] + [Szállítási költség]
Formátum	Pénznem

7.  MEGJEGYZÉS:   Ne felejtse el megváltoztatni a kifejezés azonosítóit (Részösszeg és Szállítási költség), hogy egyezzenek az űrlapokon található vezérlőelemek nevével.
8. Mentse a változtatásokat, majd zárja be az adatlapot.

Két érték összeszorzása az általános forgalmi adó kiszámítása végett

A következő példában ki kell számolnia, mennyi általános forgalmi adót von maga után egy rendelés. Ezt megteheti egy olyan kifejezés használatával, amely két meglévő értéket szoroz össze – az adókulcsot és az egyes rendelések részösszegét. A kifejezést hozzáadhatja egy beviteli mezőhöz, az eredményt pedig megjelenítheti egy űrlapon vagy egy jelentésen.

Ennél a példánál adva van két táblamező, az Adókulcs és a Részösszeg. Tárolhatná ezeket az értékeket egy űrlap vagy egy jelentés más vezérlőelemeiben is, de ennél a példánál egy táblában találhatók.

Az adó mértékét kiszámoló kifejezést tartalmazó beviteli mező hozzáadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Hozza létre a beviteli mezőt az űrlapon vagy a jelentésen az egér húzásával.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Összes lapra.
6. Az alábbi táblázat szerint állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	Adó
Mező vagy kifejezés	=[Részösszeg]*[Adókulcs]
Formátum	Pénznem

7.  MEGJEGYZÉS:   Ne felejtse el megváltoztatni a mezőazonosítókat (Részösszeg és Adókulcs), hogy megegyezzenek az adatbázisban található mezőnevekkel.
8. Zárja be a tulajdonságlapot.

Rekordcsoportok összegzése és megszámolása

Gyakran előfordul, hogy ki kell számolnia az egy rekordcsoportban tárolt értékek összegét. Ki kell például számolnia egy jelentés csoportlábának csoportösszegét, vagy az űrlapon lévő tételek rendelési részösszegét. Máskor nem összegezni szeretné az elemeket, hanem megszámolni. A rekordcsoportok összegének kiszámolására a Sum függvényt használják, a rekordcsoportok megszámolására pedig a Count függvényt.

A következő kifejezést például akkor használhatja, ha meg szeretné számolni a rendeléseket egy olyan jelentésen, amely vevők szerint csoportosítja a rendeléseket:

=Count([Rendeléskód]):    

A Sum és a Count függvény argumentumaként mezőneveket használhat, de vezérlőelemneveket nem. A mezőnevek származhatnak táblából vagy lekérdezésből. Még a lekérdezések számított mezőinek nevét is használhatja. Ha azonban egy számított vezérlőelem értékeit szeretné összegezni, a függvényben meg kell ismételnie a vezérlőelemben szereplő kifejezést.

Amikor egy űrlapon egy kifejezésre többször is szeretne hivatkozni, vagy egy függvényt szeretne használni, például a Sum függvényt, érdemes átgondolnia, hogy vajon fel tudná-e venni a kifejezést az űrlap alapjául szolgáló lekérdezésbe. Így ugyanis lehetőség van arra, hogy az űrlap helyett a lekérdezésben hajtsa végre a program a számítást. Sokszor gyorsabb egy számítást lekérdezésben végrehajtani.

Az összegzésről és számlálásról további információkat az alábbi témakörökben találhat:

• Adatlap sorainak megszámolása
• Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon
• Számlálás jelentésekben
• Összegzés jelentésekben
• Count függvény
• DCount függvény
• Sum függvény
• DSum függvény

Az alábbiakban a függvények használatának néhány módja olvasható.

Hivatkozás az egyik űrlapon létrehozott számított vezérlőelemre egy másik űrlapról

Alkalmanként szüksége lehet számított vezérlőelem létrehozására – olyan vezérlőelemére, amely kifejezést használ adatforrásként – majd arra, hogy a vezérlőelem értékeire egy másik űrlap vezérlőeleméből hivatkozzon. Ebben a szakaszban megtudhatja, hogyan használjon a SUM függvényt számított vezérlőelemben, majd hogyan hivatkozzon erre a vezérlőelemre egy másik űrlapról.

A lépések feltételezik, hogy egy rendelések adatbázist, és egy két összetevőből álló rendelésleadó űrlapot használ – amely egy főűrlapból és egy segédűrlapból áll. A főűrlap a teljes rendelés adatait tartalmazza, például a számlázási címet és a szállítási címet. A segédűrlap a rendelés egyes tételeinek, például termékeknek a részleteit tartalmazza, az egyes termékek mennyiségét és egységárát.

Az egyes összetevők adatait külön lekérdezések szolgáltatják, és a segédűrlap lekérdezésének van egy TeljesÁr nevű számított mezője. Ebben a példában a „teljes ár” az egyes tételek termékmennyiségének, a tételek számának, valamint az esetleges kedvezményeknek stb. a szorzata.

Az egyes rendelések részösszegének kiszámításához össze kell adna a TeljesÁr mező értékeit. Ezt úgy teheti meg, hogy az alábbi kifejezést egy beviteli mezőhöz adja. Ebben a példában a beviteli mező egy segédűrlap láblécében található.

A következő lépések ismertetik, hogyan kell a vezérlőelemet a segédűrlaphoz adni. A lépések után az olvasható, hogyan hivatkozzon a vezérlőelemre egy másik vezérlőelemből.

Beviteli mező hozzáadása, amely egy segédűrlap részösszegeit kiszámoló kifejezést tartalmaz

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a segédűrlapra, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Ha nem látja az űrlap űrlapláb részét, kattintson az Űrlapláb sávra, majd húzza lefelé a sáv alsó szélét.
3.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

4. A beviteli mező létrehozásához az űrlapláb részben húzza az egérmutatót az űrlapon.
5. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

6. Kattintson az Összes lapra, majd az alábbi táblázat alapján állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	RendelésRészösszege
Mező vagy kifejezés	=Sum([TeljesÁr])
Formátum	Pénznem

7.  MEGJEGYZÉS:   Ha ezeket a lépéseket a saját adataihoz igazítja, ne felejtse el megváltoztatni a mezőnevet (TeljesÁr) az adatbázisban használtra.
8. Kattintson a segédűrlap bal vagy jobb felső sarkában – a vonalzó mellett – található mezőre a teljes segédűrlap tulajdonságainak megjelenítéséhez.
9. Keresse meg az Alapértelmezett nézet tulajdonságmezőt, és változtassa meg az értékét Adatlap értékre.
10. Mentse a változtatásokat, zárja be a tulajdonságlapot, majd folytassa a következő lépésekkel.

Annak ellenére, hogy a segédűrlapon lévő beviteli mező kiszámítja a rendelés részösszegét, előfordulhat, hogy nem szeretné a segédűrlapon megjeleníteni az eredményt, mivel a segédűrlapok sokszor adatlapként jelennek meg. A részösszeg hozzáadása legkevesebb azt jelentené, hogy a felhasználók sokszor látják ugyanazt az értéket. Az alábbi eredmény erre mutat példát:

TERMÉK	MENNYISÉG	EGYSÉGÁR	KEDVEZMÉNYES ÁR	ÉRTÉK	RÉSZÖSSZEG
1. termék	4	800 Ft	0,00%	3200 Ft	13700 Ft
2. termék	5	900 Ft	0,00%	4500 Ft	13700 Ft
3. termék	6	1000 Ft	0,00%	6000 Ft	13700 Ft

Ahogy az látható, így egy összegző adat egyetlen mezőhöz tartozik. Gyakran célszerű ezt a mezőt a főűrlapon elhelyezni. Ezért adjon egy vezérlőelemet a főűrlaphoz, amely a segédűrlapon lévő vezérlőelemre hivatkozik. Az alábbi ábrán ennek módja látható:

 A segédűrlap vezérlőelemének neve a főűrlapon

 Az Űrlap tulajdonság, amely hozzáférést biztosít a segédűrlap vezérlőelemeihez és tulajdonságaihoz

 A segédűrlap beviteli mezője

Az alábbi lépések azt mutatják be, hogyan hozzon létre egy másik vezérlőelem értékeire hivatkozó beviteli mezőt.

A vezérlőelem létrehozása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a főűrlapra, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Keresse meg az űrlapon a vezérlőelem leendő helyét, majd mutató húzásával hozza létre a beviteli mezőt.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Összes lapra.
6. Az alábbi táblázat szerint állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	Részösszeg
Mező vagy kifejezés	=[Rendelések segédűrlap].Form![RendelésRészösszege]
Formátum	Pénznem

7.  MEGJEGYZÉS:   Ha ezeket a lépéseket a saját adataihoz igazítja, ne felejtse el megváltoztatni az azonosítókat (a szögletes zárójelek közötti űrlap- és vezérlőneveket) az adatbázisban használt nevekre.
8. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a tulajdonságlapot.

Érték kikeresése egy táblából

Az űrlapok tervezése alkalmával előfordulhat, hogy szeretné megjeleníteni egy olyan tábla vagy lekérdezés egy értékét, amelyhez nincs kötve az űrlap. Például van egy Termékek űrlap, amely a Termékek táblához van kötve, miután azonban megtervezte az űrlapot, úgy dönt, hogy szeretné az űrlapon megjeleníteni az egyes termékek szállítójának adatait – a Szállítók nevű táblában található adatokat.

Az Access két módszert kínál ilyen feladat elvégzésére. Használhatja a Keresés varázslót keresőmező létrehozására (ez a leggyakoribb módszer), vagy létrehozhat egy kifejezést. A Keresés varázsló részletes tárgyalása meghaladja a jelen témakör kereteit; további információk a Mező hozzáadása vagy megváltoztatása egy másik tábla adatainak keresése céljából című témakörben találhatók.

Ha egy olyan kifejezést szeretne létrehozni, amely egy másik táblában keres értékeket, a DLookup függvényt kell használni. Három argumentumot adjon meg a DLookup függvénynek:

• Annak a mezőnek a nevét, amelynek az értékeire keresni szeretne
• Azt a táblát vagy lekérdezést, amelyben a mező található
• Nem kötelező jelleggel a rekord keresésére szolgáló feltételt

A szállító kapcsolattartójának hozzáadásához nyissa meg a Termékek űrlapot Tervező nézetben, majd adjon hozzá egy beviteli mezőt Kapcsolattartó neve címkével. A beviteli mezőben használandó kifejezés:

=DLookup("[KapcsolattartóNeve]","[Szállítók]","[Szállítókód]=" & Forms!Termékek!Szállítókód)    

A Szállító kapcsolattartója mező hozzáadása

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a főűrlapra, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

3. Keresse meg az űrlapon a vezérlőelem leendő helyét, majd húzással hozza létre a beviteli mezőt.
4. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

5. Kattintson az Összes lapra.
6. Az alábbi táblázat szerint állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Címke	Kapcsolattartó neve
Mező vagy kifejezés	=DLookup("[KapcsolattartóNeve]","[Szállítók]","[Szállítókód]=" & Forms!Termékek!Szállítókód)

7. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a tulajdonságlapot.

Ez a kifejezés a Szállítók táblában keres, és visszaadja annak a szállítónak a kapcsolattartóját, amelynek szállítókódja megegyezik a Termékek űrlap Szállítókód vezérlőelemének értékével. Vegye észre, hogyan kell használni az &operátort a harmadik argumentum létrehozására. Gyakori, elkerülendő hiba, hogy az idézőjeleket a teljes argumentum köré teszik, és nem csak az & operátor előtti szöveg köré.

 MEGJEGYZÉS:   A DLookup függvény használata helyett módosíthatja az alapul szolgáló lekérdezést, hogy csak az ön számára szükséges információkat tartalmazza. A lekérdezés használata gyakran hatékonyabb.

A nyomtatási dátum hozzáadása a jelentésekhez

A jelentést használók gyakran szeretnék tudni, mikor nyomtatták ki a jelentést. Ez az információ tájékoztatja őket arról, hogy aktuálisak-e az adatok. Ha azt szeretné, hogy az Access kitöltsön egy dátumot ön helyett, használja aNow vagy a Date függvényt. A Now függvény az aktuális dátumot és időt adja vissza a számítógép órájában tárolt értéknek megfelelően. A Date függvény csak az aktuális dátumot adja vissza. A Format függvénnyel formázhatja a fenti függvények eredményét a rendelkezésre álló dátum- és időformátumoknak megfelelően.

A nyomtatás dátumának hozzáadása egy jelentéshez

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Ha nem látja a jelentés jelentésláb részét, kattintson a Jelentésláb sávra, majd a jelentés bővítéséhez húzza lefelé a sáv alsó szélét.
3.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

4. Hozza létre a beviteli mezőt a jelentéslábban az egérmutató húzásával.
5. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

6. Kattintson az Összes lapra, majd az alábbi táblázat alapján állítsa be a tulajdonságértékeket:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	NyomtatásDátuma
Mező vagy kifejezés	="Nyomtatás dátuma: " & Date()
Formátum	Közepes dátum

7. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a tulajdonságlapot.

Az oldalszám kinyomtatása a jelentésekre

Amikor egy többoldalas jelentést tervez, célszerű megjeleníteni az oldalszámozást. A Page (Oldal) tulajdonság használatával adhat oldalszámokat a jelentésekhez. Ez a tulajdonság a megtekintés és a nyomtatás alkalmával automatikusan megszámozza az oldalakat. A Page tulajdonság csak a jelentések megtekintésekor és nyomtatásakor érhető el, ezért nem jelenik meg a jelentés tulajdonságlapján. A Page tulajdonság használatához helyezzen el egy beviteli mezőt a jelentésfejben vagy jelentéslábban, majd írja a beviteli mező Mező vagy kifejezés tulajdonságába a Page szöveget.

Ugyanezt az eljárást kell követni akkor is, amikor a Now vagy a Date függvényt használja, itt azonban nem kell zárójeleket használni a Page tulajdonság után.

Az ábra azt mutatja, hogyan adhatja a Page tulajdonságot közvetlenül egy beviteli mezőhöz:

Létrehozhat olyan kifejezést is, amely a Page és a Pages tulajdonságokat használja. A Pages tulajdonság egy jelentés összes oldalának a számát adja meg. Az alábbi kifejezés például az 1. oldal, összesen: 10 formátumban adja meg az oldalak számozását.

=[Page] & ". oldal, összesen: " & [Pages]    

Az alábbiakban az olvasható, hogy hogyan adjon egy mindkét tulajdonságot használó kifejezést a jelentéslábhoz. A lépések oldalszámozásnak a Tervező nézetben és az Elrendezési nézetben való hozzáadását mutatják be.

A Tervező nézet használata oldalszámozás hozzáadására

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. Ha nem látja a jelentés jelentésláb részét, kattintson a Jelentésláb sávra, majd a jelentés bővítéséhez húzza lefelé a sáv alsó szélét.
3.  A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Beviteli mező gombra.

4. Hozza létre a beviteli mezőt a jelentéslábban az egérmutató húzásával.
5. Kattintson a jobb gombbal a beviteli mezőre, majd kattintson a Tulajdonságok parancsra.

vagy

A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.

6. Kattintson az Adat lapra, majd a Mező vagy kifejezés tulajdonságmező értékét változtassa a következőre: =[Page] & ".oldal, összesen: " & [Pages].
7. Mentse a változtatásokat, majd zárja be a tulajdonságlapot.

Az Elrendezési nézet használata oldalszámozás hozzáadására

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
2. Kattintson a Formázás lap Vezérlők csoportjának Oldalszám beszúrása gombjára.

Megjelenik az Oldalszámok párbeszédpanel.

3. A Formátum csoportban kattintson az N. oldal, összesen: M lehetőségre.
4. A Pozíció beállításánál válasszon egy lehetőséget.
5. Jelölje ki a kívánt lehetőséget az Igazítás listából.
6. Jelölje be az Oldalszám az első oldalon jelölőnégyzetet, vagy törölje a jelölését, majd kattintson az OKgombra.

 MEGJEGYZÉS:   A Kifejezésszerkesztőben találhat néhány gyakori kifejezést, amelyet oldalszámozásra használhat. A Kifejezésszerkesztő használatáról további tájékoztatás olvasható A Kifejezésszerkesztő használata kifejezések létrehozására című témakörben.

Egy érték egy részének kinyomtatása egy jelentésre

Ha egy mező első vagy utolsó néhány karakterének speciális jelentése van, köréjük szervezhet egy jelentést. Ha például egy termékazonosító kód első két karaktere a termék típusát jelöli, az első két karakter alapján csoportosíthatja a termékeket, majd azonosíthatja az egyes csoportokat úgy, hogy a csoportfejben kinyomtatja a karaktereket.

A Left függvényt használhatja egy Szöveg mező első n karakterének kinyerésére, a Right függvényt pedig az utolsó n karakter kinyerésére. Az első argumentum mindkét esetben a mezőnév vagy a szöveges kifejezés, a második argumentum pedig a kinyerni kívánt karakterek száma.

Az alábbi táblázat a függvényeket alkalmazó kifejezésekre mutat példát. A függvények feltételezik, hogy az adatok a Cikk-kód nevű táblamezőben találhatók.

A CIKK-KÓD MEZŐ ÉRTÉKE:	KIFEJEZÉS	EREDMÉNY
AA105	=Left([Cikk-kód],2)	AA
AA105	=Right([Cikk-kód],3)	105

A Left és a Right függvényről további információk a Left függvény és a Right függvény című témakörben találhatók.

Betűelválasztók használata betűrendes listában

A terméklistákban a gyors azonosíthatóság végett csoportosíthatja a termékeket a nevük kezdőbetűje alapján, majd ezt a betűt kinyomtathatja a csoportfejben, ahogy az alábbi ábrán is látható:

Ha szeretne új csoportot kezdeni, valahányszor a terméknév első betűje megváltozik, és a csoportokon belül betűrendben rendezni a termékeket, hozzon létre két csoportot a Csoportosítás, rendezés és összegterületen, majd az alábbi táblázatok alapján állítsa be a csoportokat:

CSOPORTOSÍTÁSTERMÉKNÉV SZERINT	BETŰRENDBEN	ELSŐ KARAKTER SZERINT	ÖSSZEG NÉLKÜL	CÍMMEL HOZZÁADÁS
	fejlécszakasszal	láblécszakasz nélkül	maradjon egy oldalon a teljes csoport

RENDEZÉS TERMÉKNÉVSZERINT	BETŰRENDBEN	TELJES ÉRTÉK SZERINT	ÖSSZEG NÉLKÜL	CÍMMEL HOZZÁADÁS
	fejlécszakasszal	láblécszakasszal	ne maradjon egy oldalon a csoport

A Csoportosítás, rendezés és összeg terület megjelenítése

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2.  Kattintson a Tervezés lap Csoportosítás és összesítés csoportjában a Csoportosítás és rendezésgombra.

Ha a névnek csak az első karakterét szeretné kinyomtatni, amikor új csoport kezdődik, használja az alábbi kifejezést a Terméknév fejléc szövegmezőjében:

=Left([Terméknév],1)    

A dátumok numerikus megfelelőjének kinyomtatása

Rendszerezheti egy jelentés rekordjait úgy, hogy egy időtartamra numerikus dátumértékeket használ – évnyi, negyedévnyi, hónapnyi vagy heti időtartamra. Egy év például 53 naptári hétre van osztva (az év első és az utolsó hete a legtöbbször nem egész hét). Ezt a numerikus értéket használva csoportosíthatja a rendeléseket a szállításuk hete szerint.

A numerikus dátumértékek egy részének, például csak a hónapnak vagy az évnek a megkeresésére a DatePartfüggvényt használhatja. A függvény szintaxisa a következő:

DatePart:    (intervallum, dátum [, hét_kezdőnapja] [, évkezdő_hét])

Az intervallum argumentum annak a dátumrésznek a rövidítése, amelyet visszatérési értékként szeretne kapni. Érvényes rövidítés például az "yyyy" a négyjegyű évszám esetére, a "q" a negyedév esetére és "m" a hónap esetére. A dátum argumentum egy mezőnév vagy egy literális dátumérték, például "07.júl.1".

A hét_kezdőnapja és az évkezdő_hét argumentum nem kötelező. A hét_kezdőnapja argumentum vasárnapot ad vissza, ha nem ad meg mást. Másik nap megadásához adjon meg egy 2 és 7 közötti értéket (1 az alapértelmezett érték). Az évkezdő_hét azt a hetet adja vissza, amelyre január 1. esik. Másik hét megadásához adjon meg 2-t vagy 3-at értékként. A 2 értékkel azt a hetet határozhatja meg, amelynek legalább 4 napja esik az új évbe, a 3 értékkel az első teljes hetet.

Az alábbi táblázat az „Ünnepnap” nevű mező esetében visszaadott értékekre mutat példát. Az Ünnepnap mező a cég székhelyének országában vagy területén tartott ünnepnapok tárolására szolgál.

HA AZ ÜNNEPNAP MEZŐ ÉRTÉKE:	KIFEJEZÉS	EREDMÉNY
07.jan.1.	=DatePart("w",[Ünnepnap])	2 (hét napja)
07.dec.31.	=DatePart("ww",[Ünnepnap])	53 (év hete)
07.dec.31.	=DatePart("yyyy",[Ünnepnap])	2007 (az évszám négy számjegyű változata)

A DatePart függvény című témakörben további információk olvashatók.

A csoportosított jelentések létrehozásáról többet megtudhat a Csoportosított és összegző jelentések készítésecímű témakörben.

Több év eredményeinek összehasonlítása

Amikor több év értékesítési eredményeit szeretné elemezni, kényelmes az időtartam, például negyedév vagy hónap alapján csoportosítani az eredményeket. Így gyorsan észreveheti egy év adott időtartama és egy másik év ugyanezen időtartama teljesítményének különbségét. Például egy Értékesítések negyedéves összegzése jelentést szeretne, amely a rendelések számát és az értékesítések összegét mutatja.

A csoportfejek és -lábak létrehozása és a jelentés rendezési sorrendjének meghatározása végett hozzon létre két csoportot, mindegyiket külön rendezési sorrenddel, és az egyes csoportok és rendezési sorrendek tulajdonságait állítsa be a Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktáblán, az alábbi táblázatoknak megfelelően. Vegye észre, hogy a rendelések szállítási negyedéve alapján rendező kifejezést kell használni.

CSOPORTOSÍTÁS KIFEJEZÉS SZERINT HASZNÁLJA EZT A KIFEJEZÉST: =DATEPART("Q",[SZÁLLÍTÁSIDÁTUM])	NÖVEKVŐ	TELJES ÉRTÉK SZERINT	ÖSSZEG NÉLKÜL	CÍMMEL NEGYEDÉV
	fejlécszakasszal	láblécszakasszal	maradjon egy oldalon a teljes csoport

---

CSOPORTOSÍTÁS ASZÁLLÍTÁSDÁTUMA SZERINT	A LEGRÉGEBBITŐL A LEGÚJABBIG	ÉVENKÉNT	ÖSSZEG NÉLKÜL	CÍMMEL HOZZÁADÁS
	fejlécszakasz nélkül	láblécszakasszal	ne maradjon egy oldalon a csoport

---

A Csoportosítás, rendezés és összeg panel megjelenítése

1. Nyissa meg a jelentést Tervező nézetben.
2.  Kattintson a Tervezés lap Csoportosítás és összesítés csoportjában a Csoportosítás és rendezésgombra.

Ha ki szeretné nyomtatni a negyedév sorszámát, amikor új csoport kezdődik, helyezzen el egy beviteli mezőt a csoportfejben, ugyanazt a kifejezést használva, mint amelyet a Rendezés és csoportosítás mezőben is használt:

=DatePart("q", [SzállításDátuma])    

A tételsorok összegének kiszámítása

Például szeretne egy számlajelentést, amely egy rendelés adatait jeleníti meg. Ki kell számolnia a tételsorok teljes árát (az egyes termékek értékesítéseinek összegét). Először létre kell hoznia egy lekérdezést, amely adatokat szolgáltat a jelentésnek. Ebben a lekérdezésben megadja a szükséges táblák szükséges mezőit, például a Rendelések, a Rendelés részletei és a Vevők tábla mezőit. Ezután létrehoz egy számított mezőt a lekérdezéstervező rácson, amely kiszámolja a számla egyes termékeinek értékét.

Számított mező készítése

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a lekérdezésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. A lekérdezéstervező rácson kattintson egy üres oszlop Mező sorára.
3. Adjon meg egy nevet, egy kettőspontot (:) és egy kifejezést a Mező cellában. A névvel és a kettősponttal jól értelmezhető nevet ad a számított mezőnek. Az érték kiszámítására az alábbi kifejezést használhatja:

Érték: CCur([Rendelés részletei].Egységár*[Mennyiség]*(1-[Engedmény])/100)*100:    

Vegye észre, hogy amikor a lekérdezéstervező rácson számított mezőt hoz létre, nem írhatja a kifejezés elé az =operátort.

A későn szállított rendelések azonosítása

Optimális esetben időben szállítják a rendeléseket. Alkalmanként azonban néhány rendelés a határidő után érkezhet meg, és ezeket szeretné egy jelentésen azonosítani. Úgy jelölheti meg ezeket egy, a szállításokat vizsgáló jelentésen, hogy a Későn szállítva nevű jelölőnégyzetet bejelölve nyomtatja ki a sorukban. Mivel a legtöbb rendelést időben szállítják, a pipa jelet könnyebb észrevenni, mint az Időben vagy a Késett szót.

A jelentés kifejezése összehasonlítja a SzállításDátuma mező értékét a Határidő mező értékével. Ha a SzállításDátuma mező értéke nagyobb (vagyis későbbi), mint a Határidő mező értéke, a kifejezés Igaz értéket ad vissza, és egy pipát jelenít meg a jelölőnégyzetben. Ha az érték Hamis, a jelentés üresen hagyja a jelölőnégyzetet.

Adja a Későn szállítva jelölőnégyzetet a jelentéshez

1. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
2. A Tervezés lap Vezérlők csoportjában kattintson a Jelölőnégyzet gombra.
3. A jelölőnégyzet létrehozásához húzza az egeret a jelentés törzsszakaszára.
4. Kattintson a jobb gombbal a jelölőnégyzetre, a helyi menüben kattintson a Tulajdonságok parancsra, majd a tulajdonságlapon kattintson az Összes lapra.
5. Az alábbi táblázat szerint állítsa be a jelölőnégyzet tulajdonságait:

TULAJDONSÁG	BEÁLLÍTÁS
Név	Későn szállítva
Mező vagy kifejezés	=[Szállítás dátuma]>[Határidő]
Látható	Igen

6.  MEGJEGYZÉS:   Ha ezeket a lépéseket a saját adataihoz igazítja, ne feledje megváltoztatni az azonosítókban a mezőneveket, hogy egyezzenek az adatbázisban lévőkkel.
7. Mentse a változtatásokat, és zárja be a tulajdonságlapot.

Az operátorok táblázata

Az Access többféle operátort támogat, köztük az aritmetikai operátorokat, mint például +, -, * (szorzás) és /(osztás), továbbá az összehasonlító operátorokat értékek összehasonlítására, szövegoperátorokat szövegek összefűzésére, logikai operátorokat igaz vagy hamis értékek meghatározására és más, speciális Access-operátorokat. Az operátorok használatáról további információ található a következő táblázatokban:

Aritmetikai operátorok

Az aritmetikai operátorokkal kiszámolhat egy értéket két vagy több számból, vagy megváltoztathatja egy szám előjelét pozitívról negatívra.

MŰVELETI JEL	CÉLJA	PÉLDA
+	Két szám összeadása.	[Részösszeg]+[Adó]
-	Két szám különbségének összeadása, illetve a szám negatív mivoltának jelzése.	[Ár]-[Engedmény]
*	Két szám összeszorzása.	[Mennyiség]*[Ár]
/	Az első szám elosztása a másodikkal.	[Összeg]/[Tételszám]
\	Mindkét szám kerekítése egészre, majd az első szám elosztása a másodikkal. Végül az eredmény csonkolása egészre.	[Foglalt]\[Szobák Száma]
Mod	Az első szám elosztása a másodikkal, és az osztás maradékának visszaadása.	[Foglalt] Mod [Szobák Száma]
^	A szám megadott kitevőjű hatványának kiszámítása.	Szám ^ Hatvány

Összehasonlító operátorok

Az összehasonlító operátorok értékek összehasonlítására, majd igaz, hamis vagy null érték visszaadására használatosak.

MŰVELETI JEL	CÉLJA
<	Annak megállapítása, hogy az első érték kisebb-e, mint a második.
<=	Annak megállapítása, hogy az első érték kisebb-e, mint a második, vagy egyenlő-e azzal.
>	Annak megállapítása, hogy az első érték nagyobb-e, mint a második.
>=	Annak megállapítása, hogy az első érték nagyobb-e, mint a második, vagy egyenlő-e azzal.
=	Annak megállapítása, hogy az első érték egyenlő-e a másodikkal.
<>	Annak megállapítása, hogy az első érték nem egyenlő-e a másodikkal.

Mindegyik esetre igaz, hogy ha az első vagy a második érték null, az eredmény is null. Mivel a null ismeretlen értéket jelöl, a null értékkel történő összehasonlítás is ismeretlen értéket ad vissza.

Logikai operátorok

A logikai operátorokat két érték kombinálására, majd igaz, hamis vagy null érték visszaadására használják. A logikai operátorokat Boole-féle operátorként is emlegetik.

MŰVELETI JEL	HASZNÁLAT	LEÍRÁS
And	Kif1 And Kif2	Igaz, ha Kif1 és Kif2 igaz.
Or	Kif1 Or Kif2	Igaz, ha vagy Kif1 vagy Kif2 igaz.
Eqv	Kif1 Eqv Kif2	Igaz, ha Kif1 és Kif2 egyaránt igaz vagy egyaránt hamis értékű.
Not	Not Kif	Igaz, ha Kif nem igaz.
Xor	Kif1 Xor Kif2	Igaz, ha vagy Kif1, vagy Kif2 igaz, de egyszerre nem igaz mindkettő.

Összefűző operátorok

Az összefűző operátorokat két szövegérték egyesítésére használják.

MŰVELETI JEL	HASZNÁLAT	LEÍRÁS
&	karakterlánc1 & karakterlánc2	Két karakterlánc egyesítése egy karakterlánccá.
+	karakterlánc1 + karakterlánc2	Két karakterlánc egyesítése egy karakterlánccá és a null értékek terjesztése.

Speciális operátorok

A következő táblázatban leírtaknak megfelelően használják a speciális operátorokat:

MŰVELETI JEL	LEÍRÁS	TOVÁBBI TÁJÉKOZTATÁS
Is Null vagy Is Not Null	Annak megállapítása, hogy egy érték null vagy nem null.
Like "minta"	Karakterláncok összehasonlítása a ? és a * helyettesítő karakter használatával.	Like operátor
Between érték1 And érték2	Annak megállapítása, hogy egy numerikus érték vagy dátum a megadott tartományba esik-e.	Between...And operátor
In(karakterlánc1,karakterlánc2...)	Annak megállapítása, hogy egy karakterlánc megtalálható-e egy adott karakterlánchalmazban.	In operátor

A fenti operátorok használati módjáról az Útmutató a kifejezések szintaxisához című témakörben találhatók további információk.